Pirkanmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin (Vate), kokous 25.02.2022 12.00 Tammerkoski, FM 5, 1 krs

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 36 Pirkanmaan hyvinvointialueen valmistelun riskikartoitus

2363/2022

Perustelut

Riskienhallinta on toiminto, jolla johdetaan ja ohjataan organisaation riskejä. Riski tarkoittaa epävarmuuden vaikutusta tavoitteisiin, poikkeamaa odotetusta. Vaikutus voi olla myönteinen tai kielteinen odotettuun verrattuna. Erityisen tärkeää riskienhallinta on muutostilanteissa. Hyvinvointialueen valmistelu on erittäin riskialtis prosessi. Vuosien varrella monet riskit ovat toteutuneet ja uudistuksen valmistelu kokenut monenlaisia vaiheita. Riskienhallinnalla on pyritty ennakoimaan ja varautumaan näihin muutoksiin ja riskeihin. Riskitilannekuvan pohjalta päätökset pyritään perustamaan aina parhaaseen mahdolliseen arvioon ja ymmärrykseen sen hetkisistä riskeistä.  

Riskianalyysin perusteella saadaan selville ne tasapainotetut toimet, joilla uhkia ja mahdollisuuksia hallitaan. Hallintatoimenpiteitä voivat olla riskin poistaminen, pienentäminen/rajaaminen, sietäminen tai siirtäminen. Riskienhallintaan sisältyvät toimintakulttuuri, prosessit ja rakenteet, jotka edesauttavat mahdollisuuksien toteutumista ja joiden avulla hallitaan haitallisia tapahtumia.  Arvioimalla riskin todennäköisyyttä ja vaikutuksia saadaan arvio riskin suuruudesta sekä valmistellaan riskien käsittelyn periaatteet, toimenpiteet ja vastuut. Systemaattinen seuranta ja katselmointi ovat tärkeä osa riskienhallintaa koko muutoksen tekemisen ajan. Näin varmistetaan tunnistettujen riskien ajantasaisuus, toimintaympäristön muutosvaikutukset, keinojen osuvuus ja vaikuttavuus ja yleensäkin se kuinka riskienhallinnassa onnistutaan.  

Riskienhallinta Pirkanmaan hyvinvointialueella  

Hyvinvointialueella riskienhallinta korostuu erityisesti muutostilanteissa, kun luodaan uusia toimintamalleja ja luovutaan vanhoista. Riskejä realisoitunee erityisesti järjestämisvastuun siirron lähestyessä loppuvuodesta. Pirkanmaan hyvinvointialueen riskienhallinnan toimintamalli on ennen kaikkea mekanismi, jolla saadaan kiinni hiljaisista signaaleista sekä kohonneista/kriittisistä riskeistä toimeenpanovaiheessa. Ajantasainen riskikuva mahdollistaa näiden tunnistamisen ja niihin reagoinnin ajoissa. 

Riskienhallinnan lähtökohtana mahdollisimman kevyt toimintamalli. Merkittävin lisäarvo saadaan yhdessä pohtimisesta ja tiedonjaosta riskien listaamisen sijaan. Tarkastelutaso on pääosin strategisen/muutoksen läpiviennin sekä järjestämisvastuun siirron tasoisessa riskiprofiilissa. Tuloksena syntyy ajantasainen ja riittävä ymmärrys riskeistä ennakoivan päätöksenteon ja varautumisen tueksi. 

Riskienhallinnasta vastaa valmistelun johtoryhmä muutosjohtajan/tilapäisen hyvinvointialuejohtajan johdolla. Riskitilannetta päivitetään kerran kolmen kuukauden jaksoissa, tarvittaessa useimminkin. Tarkastelun fokus on kriittisissä ja kohonneissa riskeissä sekä mahdollisissa ”mustissa joutsenissa”. 

Valmistelussa on tunnistettu joukko riskejä, jotka voivat uhata valmistelun etenemistä ja onnistumista. Nämä riskit liittyvät ainakin: 

  • valmistelun aikatauluun 

  • rahoitukseen 

  • työnjakoon 

  • tiedonkulkuun ja keskinäisiin riippuvuuksiin 

  • tietojärjestelmien valmisteluun 

  • kokonaisarkkitehtuurin puutteeseen 

Viime aikoina muutamat keskeiset riskit ovat pienentyneet (rahoitus, auki olevat kokonaisuudet) ja samalla uusia on noussut esiin (vakituisten viranhaltijoiden valinnat, valmisteluhenkilöstön resurssit). 

Käytännön työkaluna on Thinking Portfolio, jolla seurataan kuukausittain valmistelukokonaisuuksien etenemistä. Siihen voidaan lisätä riskien tunnistaminen, ylläpito ja seuranta. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jukka Alasentie, Muutosjohtaja, jukka.alasentie@pirha.fi

Hyväksytään riskienhallinnan menettelytapa ja merkitään tiedoksi valmistelun johtoryhmän riskiarvio.

Päätös

Hyväksyttiin riskienhallinnan menettelytapa ja merkittiin tiedoksi valmistelun johtoryhmän riskiarvio.