Pirkanmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin (Vate), kokous 03.09.2021 12.00 Sähköinen kokous

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 52 Pirkanmaan hyvinvointialueen toimeenpano ja projektitoimisto (PMO) 

4971/2021

Perustelut

Hyvinvointialueen toimeenpano on äärimmäisen monitoimijainen ja kompleksinen kokonaisuus, jossa samalla on välttämätöntä tehdä uusia käytäntöjä nykyisiin kutien toimintamalleihin. Toimeenpanon ja muutosjohdon tueksi luodaan erillinen projektitoimistotoiminto (PMO), jonka keskeisinä tehtävänä on tuottaa ja jakaa toimeenpanon etenemisen tilannekuvaa omalle ohjaukselle ja kansalliselle tasolle, tukea toimeenpanon projekteja ja valmistelijoita sekä yhtenäistää toimintamalleja. Samalla luodaan hedelmällistä maaperä jo uuden hyvinvointialueen projektikulttuurin kehittymiselle.  Edellä mainitun projektijohtamisprosessin omistajana toimii PMO-toiminto. 

Pirkanmaan liiton hallinnoimassa KOMAS-hankkeessa on kevään ja kesän aikana kilpailutettu ja hankittu sekä määritelty Thinking Portfolio -projektisalkunhallinnan ohjelmaa ja siihen kytkeytyvää projektijohtamismallia. Salkkua on määritelty erityisesti hyvinvointialueen toimeenpanosalkuksi. Toimeenpanosalkkuun kiinnitetään vain ne välttämättömät projektit ja kriittiset tehtävät, joiden pitää valmistua tietyillä määreillä ja tiettyyn ajankohtaan mennessä (esimerkiksi uuden aluevaltuuston pöydälle 1.3.2022 mennessä). Salkku on käytössä 1.9.2021 alkaen. 

Väliaikaisen valmistelutoimielimen keskeisenä tehtävänä on projektien hallittu, priorisoitu ja oikea-aikainen käynnistäminen. PMO-toiminnon tehtävänä onkin tarjota väliaikaiselle valmistelutoimielimelle ajantasaista sisältö-, vaihe- ja tilannetietoa toimeenpanosta. Keskeisenä tehtävänä on tukea myös projektien reaktiivista ja vaikuttavaa ohjausta. 

  • Projektitoimiston (PMO, Project Management Office) suunniteltua tehtäväkenttää 

  • Vastaa hyvinvointialueen toimeenpanon yhtenäisistä projektipalveluista ja niiden kehittämisestä 

  • Hallinnoi, kehittää ja ylläpitää toimeenpanon projektijohtamismallia 

  • Toimii muutosjohdon ja väliaikaisen valmistelutoimielimen tiedolla johtamisen tukena  

  • Valmistelee toimeenpanon projektijohtamiseen liittyvät tilannekatsaukset, muistiot yms. 

  • Ylläpitää ja jakaa toimeenpanon etenemisen tilannekuvaa (salkku- ja salkkunäkymätasoiset katsaukset, alueellinen ja kansallinen raportointi) 

  • Varmistaa osaltaan ajantasaisen toimeenpanon etenemis- ja projektitiedon hyödyntämisen päätöksenteossa 

  • Toimii hyvinvointialueen toimeenpanon salkunhaltijana ja Thinking Portfolion pääkäyttäjänä 

  • Ylläpitää ja kehittää salkun raportointi- ja hyödyntämiskäytäntöjä 

  • Laatii projektiohjeistuksen ja kouluttaa vastuuvalmistelijoita  

  • Edistää valmisteluorganisaation projektiosaamista ja -kulttuuria  

  • Varmistaa projektien jälkiarvioinnin, kokoaa projektiopit ja hyvät käytännöt  

  • Päivittäinen matalan kynnyksen tuki ja ohjaus (onnistumisen edellytykset) 

  • Toimii projektijohtamisprosessin omistajana 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jukka Alasentie, Muutosjohtaja, jukka.alasentie@pirha.fi

  • Hyväksytään Pirkanmaan hyvinvointialueen muutoshankkeen seurannan ja raportoinnin ratkaisuksi yllä esitettyjä projektitoimistomallia ja projektihallintatyökaluja. 

Päätös

Hyväksyttiin