Perustelut
Hallintosäännön 80 § mukaan toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla.
Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous).
Toimielin voi myös tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).
Tarkastuslautakunnan käsittelemät asiat ovat luonteeltaan sellaisia, että ne ovat luontevinta käsitellä varsinaisessa kokousmenettelyssä.
Hallintosäännön 83 §:n mukaan toimielin päättää kokouksensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
Hallintosäännön 84 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Hallintosäännön 85 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti.
Hallintosäännön 88 §:n mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jarmo Paananen, tarkastusjohtaja, Jarmo.Paananen@pshp.fi
Tarkastuslautakunta päättää
- että tarkastuslautakunta käsittelee toimialaansa kuuluvat asiat varsinaisessa kokouksessaan eikä pääsääntöisesti käytä sähköistä kokous- tai päätöksentekomenettelyä,
- että kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali tarkastuslautakunnan varsinaisille jäsenille lähetetään sähköisesti käyttäen hyväksi sähköistä päätöksentekojärjestelmää. Varajäsenille ja asiantuntijoiksi kutsutuille henkilöille materiaali voidaan toimittaa myös sähköpostin välityksellä.
- että kutsu tarkastuslautakunnan kokoukseen lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta,
- että esittelijä lähettää kutsun varajäsenelle, kun jäsen on ilmoittanut, ettei hän osallistu kokoukseen tai asian käsittelyyn,
- että edellä mainitusta määräyksestä saadaan poiketa, jos asian kiireellisyys sitä vaatii.