Hallintosääntö

7 luku Asiakirjahallinnon järjestäminen

45 § Hallituksen tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon tehtävät

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö sekä arkistolain mukainen arkistonmuodostaja. Tiedonhallintayksikön ja arkistonmuodostajan johtona toimii sairaanhoitopiirin hallitus.

Hallitus vastaa siitä, että tiedonhallinnanlain mukaiset vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty sairaanhoitopiirissä.

Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut ovat:

  1. Vastuu tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta (tiedonhallintamalli (5 §), muutosvaikutusten arviointi (5 §) ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus (28 §),
     
  2. Vastuu 19 §:ssä säädetystä tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta,
     
  3. Vastuu tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen yhteentoimivuudesta (2 §:n 13 kohta, 5 §, 12 - 17 §, 22 - 24 §) ja
     
  4. Vastuu asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä (21 §, 25 - 27 §).

Hallituksen asiakirjahallinnon tehtävät:

Hallitus vastaa siitä, että arkistotoimen vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty sairaanhoitopiirin tehtävissä.

Hallituksen tulee huolehtia arkistolain 7 - 9 §:n mukaisista velvoitteista:

  1. määrätä sairaanhoitopiirin asiakirjahallintoa, arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava viranhaltija tai toimihenkilö,
     
  2. vastaa tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta)

Hallituksen määräämät arkistotoimet vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä:

Arkistopäällikkö

  • Arkistolaissa mainittu arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtava ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista huolehtiva toimihenkilö
  • kehittää, ohjaa ja yhteen sovittaa sairaanhoitopiirin asiakirjahallintoa ja arkisto-toimen hoitoa, vastaa kuntayhtymän keskusarkiston ja kirjaamon toiminnasta sekä keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä.

Hallintojohtaja

  • Hyväksyy sairaanhoitopiirissä laaditut yleisiä hallinnollisia asioita koskevat asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon ohjeet.

Johtajaylilääkäri

  • Hyväksyy potilaan hoitoa ja potilastietoja sisältäviä asiakirjoja koskevat asiakirjahallinnon ja arkistonhoidon ohjeet.