Pirkanmaan sairaanhoitopiirin konsernia koskevat hankintaohjeet

1. Yleistä

1.1. Hankintaohjeiden soveltaminen

Hankintaohjeet koskevat kuntayhtymää ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä ja lisäksi myös hankintaohjeen voimaantulon jälkeen perustettavia tytär- ja osakkuusyhteisöjä. Hankintaohjeen tarkoituksena on ohjeistaa ja yhdenmukaistaa tehtävien hankintojen toteuttamistapaa ja hankintakäytäntöjä.

Sen lisäksi mitä julkisista hankinnoista annetuissa säännöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa sekä konserniohjeessa ja sitä täydentävässä sisäisessä ohjeessa säädetään, noudatetaan hankinnoissa näitä ohjeita.

Hankinnalla tarkoitetaan sairaanhoitopiirin ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä.

1.2. Yleiset hankintaperiaatteet

Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään

  1. EU-kynnysarvon ylittäviin
  2. kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja
  3. hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin.

Näitä ohjeita sovelletaan kaikkiin hankintatyyppeihin tässä ohjeessa mainituin tarkennuksin.

Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty.

Hankinnoissa on, riippumatta hankinnan suuruudesta, noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjouksentekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti.

Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä ja sovellettavista sopimusehdoista on säädetty hankintaohjeen kohdassa 5.

1.3. Yhteishankinta ja yhteistyö muiden hankintaorganisaatioiden kanssa

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta rakentamiseen liittyviä palveluita ja lääkevalmisteita lukuun ottamatta vastaa keskitetysti Tuomi Logistiikka Oy. Tuomi Logistiikka Oy kilpailuttaa myös erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien keskeisiä hoitoon liittyviä tarvikkeita koskevat hankinnat ja muut erikseen päätetyt erityisvastuualueen hankinnat.

Rakentamisurakointiin ja -suunnitteluun liittyvät palveluhankinnat kilpailuttaa yliopistollisen sairaalan toimitilat vastuualue ja erityisvastuualueen sairaanhoitopiirin yhteiset lääkevalmistehankinnat yliopistollisen sairaalan sairaala-apteekki.

Hankinnoissa ja niiden toteuttamisessa on pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön ensisijaisesti muiden sairaanhoitopiirien ja yliopistollisten sairaaloiden hankintaorganisaatioiden kanssa.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on annettu sairaanhoitopiirin johtajalle hankintapäätösvaltuudet, joita on päätöksellä delegoitu eteenpäin viranhaltijoille. Tuomi Logistiikka Oy:lle luovutettavista valtuuksista päättää sairaanhoitopiirin hallitus. Konserniyhtiöiden osalta päätösvaltuuksista päätetään yhtiöissä erikseen.

1.4. Laatuvaatimukset

Hankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin tavaramalleihin ja -laatuihin sekä suorittamaan ne sellaisena ajankohtana ja sellaisissa erissä, että pakkaus-, kuljetus-, huolinta- ja muut hankintakustannukset ovat mahdollisimman alhaisia. Hankinnoissa on vältettävä rinnakkaistuotteita.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä on vastuullisuusohjelma, jonka toimeenpanoa ovat osaltaan myös hankinnat. Kestävän kehityksen vaatimukset huomioidaan aina kun se on mahdollista ja kustannuksiltaan sekä toiminnallisesti perusteltua. Kestävä kehitys pyritään huomioimaan mm. sertifioiduilla ympäristömerkeillä, elinkaarikustannuksina, tuotteiden kierrätysmahdollisuuksilla niiden elinkaaren aikana, sekä kuljetusten yhdistelyllä.

Kilpailuttamisessa on huolehdittava siitä:

  • että hankintasuunnitelmat/hankintaohjelmat ovat selkeitä ja sisältävät kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • että laatuvaatimuksia ei aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista
  • että tavaroiden osalta käytetään yleisiä nimikkeitä ja standardeja, ellei erityisistä syistä muuta johdu
  • että valitaan toimittajia, jotka kykenevät täyttämään hankintasopimuksen vaatimukset kaikilta osin

Teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen edellyttää erityisiä perusteluita. Mikäli teknisiä eritelmiä ei ole mahdollista millään muulla tavoin yksilöidä, voidaan erityistapauksissa käyttää ilmaisua "tai vastaava". Tämä kuitenkin edellyttää kilpailuttamisesta vastaavalta taholta hyvin huolellisen harkinnan.

Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tekninen eritelmä tulee määritellä ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin tai eritelmiin hankintalain mukaisesti. Jokaiseen viittaukseen on liitettävä ilmaisu "tai vastaava".

Hankinnassa voidaan edellyttää, että tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelusten tuottamisessa yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Kaikki vastaavat laatu- tai muut järjestelmät on hyväksyttävä.

Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta arvioitaessa.