Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

2 Valvonnan rakenne

Valvonta jakaantuu ulkoiseen ja sisäiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on sairaanhoitopiirin järjestämää valvontaa (tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja) ja muuta valvontaa. Sisäisestä valvonnasta vastaavat kaikki tilivelvolliset ja esimiehet. Sisäinen tarkastus arvioi ja testaa sisäisen valvontajärjestelmän toimivuutta.

2.1 Ulkoinen valvonta

Tarkastussäännön mukaan kuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta on järjestettävä niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta muodostavat kattavan kokonaisuuden. Ulkoinen valvonta tulee järjestää toimivasta johdosta riippumattomaksi. Kuntayhtymän ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja sen alainen ulkoisen tarkastuksen yksikkö sekä tilintarkastaja.

Ulkoisen tarkastuksen yksikkö avustaa tarkastuslautakuntaa valmistelemalla sen käsittelyyn tulevat asiat. Yksikkö osallistuu lautakunnan arviointikertomuksen valmisteluun esittämällä lautakunnalle arvioita valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta sekä toiminnan tuloksellisesta ja tarkoituksenmukaisesta järjestämisestä. Yksikön päällikkönä ja lautakunnan esittelijänä toimii tarkastusjohtaja.

2.2 Sisäinen valvonta

Sisäisen valvonnan avulla johto pyrkii saamaan kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Kun sisäinen valvonta on asianmukaista, varmistetaan1:

  • tuloksellisuus: edistetään organisaation toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua,
  • resurssien turvaaminen ja hyödyntäminen: vältytään menetyksiltä, jotka aiheutuvat asioiden huonosta hoidosta, väärinkäytöksestä tai muista epäsäännönmukaisuuksista,
  • toiminnan laillisuus ja johdon ohjeiden noudattaminen: noudatetaan lakeja, asetuksia, säännöksiä ja muita ohjeita sekä
  • tietojen oikeellisuus: kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja toiminnasta ja taloudesta ja esitetään ne määräaikaisissa raporteissa.

Sisäisestä valvonnasta vastaavat kaikki tilivelvolliset toimielimet ja johtavat viranhaltijat sekä muut esimiehet.

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tarkastaa, arvioida ja olla asiantuntijana mukana kehittämässä sisäisen valvonnan toimivuutta. Sisäinen tarkastus avustaa sairaanhoitopiirin johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäinen tarkastus ei osallistu päätöksentekoon eikä päätösten täytäntöönpanoon. Sisäisen tarkastuksen toiminta ei vähennä esimiehen valvontavastuuta.

2.3 Sisäisen valvonnan osa-alueet

Sisäinen valvonta on hallituksen, toimivan johdon sekä muun henkilöstön toteuttama prosessi. Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä hyödynnetään yleisesti käytössä olevaa mallia2 sisäisen valvonnan toteuttamiseksi.

Sisäisen valvonnan malli

Johtamistapa ja valvontakulttuuri

Johtamistapa ja valvontakulttuuri luovat perustan valvonnalle. Ne edistävät toimintatapojen eettisyyttä, tavoitteiden saavuttamista ja sitä, että henkilöstö tiedostaa valvontavastuunsa. Ne vaikuttavat oleellisesti sisäisen valvonnan muiden osa-alueiden toteutumiseen ja samalla myös organisaation muuhunkin toimintaan. Johtamistapa ja valvontakulttuuri edistävät lisäksi päätösten-mukaista toimintaa sekä ehkäisevät väärinkäytöksiä.

Keskeisin rooli asianmukaisen valvontakulttuurin luomisessa ja ylläpitämisessä on toimivalla johdolla. Johtamisjärjestelmä, jossa tehtävät, toimivalta ja vastuut on selkeästi määritelty, edistää tehokkaasti vastuunalaisuutta, tuloksellisuutta sekä toiminnan lain ja hyvän hallintotavan mukaisuutta.

Riskienhallinta

Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelyjä, joiden avulla tunnistetaan ja arvioidaan kuntayhtymän toimintaan liittyviä riskejä sekä määritellään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja säännönmukaiseksi raportoimiseksi.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin vuosisuunnitteluun sisältyy yhdenmukainen, kuntayhtymätasoinen riskienhallintaprosessi. Johdon toteuttama strategisten riskien hallinta keskittyy merkittäviin kuntayhtymätason asioihin, jotka uhkaavat toiminnan tavoitteiden saavuttamista. Organisaation eri tasoilla tehtävä operatiivinen riskienhallinta on aktiivista ja jatkuvaa.

Riskejä poistetaan ja pienennetään osana jokapäiväistä toimintaa kaikilla organisaation tasoilla. Epätodennäköiset tai vähäisiä seurauksia aiheuttavat riskit voidaan päättää hyväksyä pidettäväksi ilman toimenpiteitä. Osaa riskeistä hallitaan vakuuttamalla. Toimialuejohtaja vastaa oman toimialueensa riskienhallintatoimenpiteiden toteuttamisesta. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin riskienhallintapolitiikassa kuvataan tarkemmin riskienhallinnan järjestämistä.

Valvontatoimenpiteet

Valvontatoimenpiteet auttavat varmistamaan tavoitteiden saavuttamista, määräysten noudattamista, resurssien tarkoituksenmukaista käyttöä, omaisuuden turvaamista ja tiedon luotettavuutta. Valvontatoimenpiteet muodostuvat johdon päivittäisen valvonnan tehtävistä. Päivittäiseen valvontaan liittyvät mm. poikkeamien ja korjaavien toimenpiteiden seuranta, johdolle tehtävät selvitykset, toimintaperiaatteiden ja ohjeiden noudattamisen valvonta, vaarallisten työyhdistelmien poistaminen ja henkilöstön suoriutumisen arviointi.

Tiedonvälitys ja raportointi

Johtamisessa ja päivittäisessä työssä tarvittava tieto on määritettävä, tallennettava ja välitettävä sellaisessa muodossa ja aikataulussa, että toimielimet ja henkilöstö voivat suoriutua tehtävistään. Tuloksellinen seuranta edellyttää, että raportoinnin informatiivisuutta ja luotettavuutta analysoidaan.

Seuranta

Seuranta käsittää koko johtamis- ja valvontajärjestelmän toimivuuden seurannan. Vastuu seurannasta kuuluu sekä johtaville viranhaltijoille että toimielimille. Sitä voidaan toteuttaa esimerkiksi jatkuvalla, päivittäiseen toimintaan liittyvällä seurannalla ja erillisillä, määräajoin tehtävillä itsearvioinneilla.


1Määritelmän julkishallinnon sisäisen valvonnan tavoitteiksi on laatinut ylimpien tarkastusviranomaisten yhteistyöjärjestö INTOSAI

2COSO–raporttiin (www.coso.org) perustuvaa sisäisen valvonnan mallia sovelletaan laajasti käytäntöön sekä julkishallinnossa että yrityksissä.