Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

3 Toimivalta ja vastuut

Asiakkaiden hyvä palvelu edellyttää, että henkilöstö toimii hyvän hallintotavan mukaisesti ja tuntee kuntalain ja hallintolain lisäksi riittävästi muuta lainsäädäntöä omalta vastuualueeltaan sekä kuntayhtymän säännöt ja ohjeet (lainsäädäntö löytyy osoitteesta www.finlex.fi).

Perussopimuksessa ja valtuuston hyväksymissä säännöissä määrätään kuntayhtymän toimielimistä ja niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä.

3.1 Tilivelvollisuus

Kuntalain 75 §:n mukaan tilintarkastajien on kertomuksessa esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus.

Jos tilintarkastajat havaitsevat, että kuntayhtymän hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastuskertomuksessa on tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa valtuustoon. Hyväksyessään tilinpäätöksen valtuusto päättää vastuuvapaudesta tilivelvollisille.

Tilivelvollisella on henkilökohtainen vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpidosta. Tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus sekä omasta että alaisensa toiminnasta tai laiminlyönneistä. Tilivelvollisella on siten velvollisuus valvoa alaisensa toimintaa.

Tilintarkastajalla on harkintavalta arvioida, ketkä ovat tilivelvollisia. Lopullisesti asian ratkaisee tarvittaessa oikeuslaitos. Tilivelvollisuuden puuttuminen ei vapauta esimiestä valvontavastuusta. Ajantasainen tilivelvollisten luettelo sisältyy vuotuiseen toiminta- ja taloussuunnitelmaan.

3.2 Valtuuston vastuu sisäisestä valvonnasta

Luottamushenkilöihin kuuluvat valtuutetut sekä muihin sairaanhoitopiirin toimielimiin ja luottamustoimiin valitut henkilöt. Luottamushenkilöiden toimivalta ja vastuu korostuvat päätöksenteossa ja toiminnan seurannassa. He ohjaavat kuntayhtymän toimintaa hyväksymällä strategian, toiminta- ja taloussuunnitelman ja talousarvion sekä päättämällä toimintaa ohjaavista keskeisistä säännöistä ja ohjeista.

Luottamushenkilöille on ominaista tehtävän määräaikaisuus ja sivutoimisuus sekä se, että he eivät ole palvelussuhteessa sairaanhoitopiiriin. Näin ollen heidän osalleen ei tule työnjohdollisia tai muitakaan käsky- tai alaisuussuhteita. Toisaalta luottamushenkilö voi käyttää päätösvaltaansa vain kollegiaalisesti toimielimen kokouksessa.3

Valtuusto on kuntalain mukaisesti päättänyt sairaanhoitopiirin ja konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista sekä hyväksynyt hallintosääntöön määräyksen sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Talousarviossa valtuusto asettaa sairaanhoitopiirin ja konsernin toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, joiden toteutumista tulee valvoa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimintana kytkeytyvät siten talousarvioprosessiin ja se kattaa koko tehtäväkentän. Valtuusto hyväksyy osana tilinpäätöstä selonteon sisäisestä valvonnasta.

3.3 Hallituksen vastuu sisäisestä valvonnasta

Kuntayhtymän hallituksella on velvollisuus ohjeistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen ja toimeenpano. Sen on seurattava alaistensa päätösten laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä ryhdyttävä tarvittaessa kuntalain tarkoittamiin toimenpiteisiin asian ottamiseksi hallituksen käsiteltäväksi.

Hallituksen on toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä. Selonteko edellyttää kuntayhtymä- ja konsernitason arviointia valvonnasta, havaituista epäkohdista ja mahdollisista kehittämistoimista.

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri -konsernissa yhtiömuodossa tuotettavien palvelujen määrä on merkittävä. Hallituksen tehtäviä keskeisenä osana konsernijohtoa käsitellään seuraavassa kohdassa 3.4.

3.4 Konsernijohdon valvontavastuu

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä konsernijohdolla tarkoitetaan hallitusta ja niitä kuntayhtymän johtavia viranhaltijoita, jotka toimivat tytäryhteisöjä koskevien asioiden esittelijöinä hallituksessa eli käytännössä lähtökohtaisesti hallitusta ja sairaanhoitopiirin johtajaa. Sairaanhoitopiirin johtaja voi antaa konserniasioiden valmistelun määräämilleen vastuuhenkiöille.

Konsernijohto vastaa konsernivalvonnan ja -ohjauksen järjestämisestä. Tällä tarkoitetaan tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia. Erityisesti tulee seurata tytäryhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä konserniohjeiden noudattamista keskitetysti hoidetuissa konsernitoiminnoissa ja konsernin sisäisten palvelujen käytössä. Lisäksi tulee seurata riskienhallintajärjestelmien toimivuutta ja riittävyyttä tytäryhteisöissä. Konsernivalvonnasta on laadittu erillinen prosessikuvaus.

3.5 Aluesairaalan johtokunnan valvontavastuu

Perussopimuksen 14 §:n mukaan aluesairaalan johtokunta muun muassa johtaa aluesairaalan toimintaa, huolehtii valtuuston ja hallituksen päätösten täytäntöönpanosta, vahvistaa alaistensa vastuualueiden tulostavoitteet talousarvion ja -suunnitelman asettamissa rajoissa sekä seuraa tavoitteiden toteutumista.

3.6 Liikelaitoksen johtokunnan valvontavastuu

Kuntalain mukaan liikelaitoksen johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi kirjanpidon ja varainhoidon järjestämistä sekä hankintoja ja riskienhallintaa koskevien säännösten ja määräysten noudattamisen valvontaa. Liikelaitoksen kirjanpidon ja varainhoidon sairaanhoitopiirissä hoitaa keskitetysti taloushallinto.

3.7 Sairaanhoitopiirin johdon valvontavastuu

Sairaanhoitopiirin johtaja vastaa kuntayhtymän sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Johtajaylilääkäri vastaa sairaanhoitopiirin sairaanhoitotoiminnan yleisestä valvonnasta. Hallintoylihoitaja vastaa sairaanhoitopiirin yleisestä hoitotyön valvonnasta. Talousjohtaja vastaa riskienhallinnan toimeenpanosta.

Yhtymähallinnon yleishallinnon johtavat viran- ja toimenhaltijat seuraavat ja tukevat oman alueensa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta. Johtoryhmän jäsenet vastaavat osaltaan omien prosessiensa valvonnasta.

Toimi- ja palvelualuejohtajat vastaavat sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta alueillaan. He määrittelevät alaisilleen toiminnoille vastuuhenkilöt. Johtoryhmissä seurataan säännöllisesti tavoitteiden toteutumista ja selvitetään syyt poikkeamille. Vastaavasti vastuualuejohtajat vastaavat alaisestaan toiminnasta.

Kuntalain mukaan liikelaitoksen johtaja johtaa ja kehittää johtokunnan alaisena liikelaitoksen toimintaa, huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä.

3.8 Esimiehen valvontavastuu

Esimies vastaa johtamansa alueen toiminnan valvonnasta. Esimiehen on aktiivisesti seurattava vastuullaan olevaa toimintaa ja taloutta sekä huolehdittava osaltaan tiedonkulusta. Hänellä on myös velvollisuus puuttua tiedossaan oleviin epäkohtiin ja virheisiin.

Esimies vastaa, että yksikön henkilöstön toimivalta ja vastuut on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen on lisäksi varmistuttava, että alaiset ovat tietoisia omista tehtävistään ja toimintatavoitteistaan. Hänen on huolehdittava siitä, että henkilöstöllä on edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen sekä varmistettava, että alaiset hallitsevat tehtävänsä edellyttämät asiat.

3.9 Asiantuntijan vastuu sisäisestä valvonnasta

Talous- ja laskentapalvelut vastaa kuntayhtymän sisäisestä ja ulkoisesta laskennasta. Kyseisiä tehtäviä hoitavat henkilöt tekevät jatkuvaa ja säännönmukaisesti toistuvaa talouden sekä toiminnan valvontaa. Tämän avulla tuetaan johtoa etenkin taloudellisten riskien tunnistamisessa ja hallinnassa.

Riskienhallinnan ja turvallisuuden asiantuntijat avustavat johtoa riskienhallinnan kehittämisessä, toteuttamisessa ja raportoinnissa.

Lainsäädännön asiantuntijat tukevat johtoa, muita esimiehiä ja henkilöstöä päätöksentekoon, hyvään johtamis- ja hallintotapaan sekä lainsäädännön tulkintaan liittyvissä asioissa. Vaatimustenmukaisuus sisältää velvoitteen noudattaa lakeja, asetuksia, säännöksiä ja muita sairaanhoitopiiriä koskevia ohjeita.

3.10 Työntekijän valvontavastuu

Jokainen työntekijä vastaa osaltaan vaaratilanteiden ja riskien tunnistamisesta, ehkäisemisestä ja arvioinnista omissa tehtävissään. Työntekijä on velvollinen ilmoittamaan havaitsemistaan riskeistä, mahdollisista vaaratilanteista ja väärinkäytöksistä esimiehelleen sekä tekemään Haipro-ilmoituksen.


3Kauko Heuru – Erkki Mennola – Aimo Ryynänen: Kunta – Kunnallisen itsehallinnon perusteet 2008