Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

4 Hyvä hallintotapa

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä noudatetaan hyvää hallintotapaa, ja siten varmistetaan, että asiat käsitellään ja muutoinkin toimitaan asianmukaisesti ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Hallinnon ja päätöksenteon järjestäminen kuntayhtymässä perustuu erityisesti hallintolakiin, kuntalakiin ja lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta.

Hyvä hallintotapa perustuu hyvän hallinnon periaatteiden noudattamiseen. Näitä periaatteita sovelletaan kaikessa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin toiminnassa; potilashoidossa, hallinnoimisessa ja muussa toiminnassa riippumatta siitä, liittyykö toimintaan varsinaista hallinnollista päätöksentekoa.

Hyvän hallinnon periaatteet ovat:

  • Yhdenvertaisuusperiaate: viranomaisen ja virkamiehen velvollisuus kohdella asiakkaita tasapuolisesti ja johdonmukaisesti.
  • Tarkoitussidonnaisuuden periaate: velvollisuus käyttää viranomaisen toimivaltaa yksinomaan lain mukaan perusteltuihin tarkoituksiin ja kiel-to käyttää harkintavaltaa väärin.
  • Objektiviteettiperiaate: viranomaisen toimien on oltava objektiivisesti perusteltavia ja puolueettomia.
  • Suhteellisuusperiaate: viranomaisen toimien on oltava oikeassa suh-teessa laissa määriteltyyn päämäärään nähden.
  • Luottamuksensuojaperiaate: viranomaisen toimien on suojattava oike-usjärjestyksen perusteella oikeutettuja odotuksia.
  • Hallinnon palveluperiaate: viranomaisen on toiminnassaan otettava huomioon asiakasnäkökulma.
  • Julkisuusperiaate ja hallinnon avoimuus: jokaiselle kuuluva oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta sekä käyttää hyväksi julkisuusperiaatteen mukaisesti saatua tietoa sekä oikeus levittää sitä edelleen.

Avoin, oikea-aikainen ja aktiivinen ulkoinen ja sisäinen viestintä on osa hyvää hallintoa. Viestinnän avulla rakennetaan ja ylläpidetään hyvää vuorovaikutusta keskeisten sidosryhmien kanssa sekä vaikutetaan tavoitteiden saavuttamiseen. Vireillä olevista asioista on annettava riittävästi tietoa jo suunnitteluvaiheessa. Myös ratkaisujen vaikutuksista on kerrottava.

4.1 Päätöksenteon asianmukaisuus

Päätöksentekoon kuuluu asioiden huolellinen ja riittävä valmistelu, vaihtoehtoisten ratkaisumallien selvittäminen ja arvioiminen, lainsäädännön sekä kuntayhtymän sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen, päätösten perusteleminen ja dokumentointi, päätösten toimeenpano ja sen seuranta sekä tarvittaessa vaikutusten arviointi. Päätösten toimeenpanosta vastaa päätöksessä mainittu henkilö tai se, jolle se työtehtävien mukaan kuuluu. Kaikkia päätöksenteon vaiheita tulee seurata ja valvoa.

Päätöksenteon tulee olla avointa ja läpinäkyvää. Avoimuus edellyttää, että valmistelussa olevista asioista viestitään riittävästi niille tahoille, joille asialla on merkitystä. Päätöksenteon läpinäkyvyys edellyttää, että kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet seikat ja selvitykset dokumentoidaan päätökseen tai sen liitteisiin. Päätösten tulee perustua lainsäädäntöön sekä sairaanhoitopiirin sääntöihin ja ohjeisiin.

Perussopimuksessa ja valtuuston hyväksymissä säännöissä määrätään kuntayhtymän toimielimistä ja niiden toiminnasta sekä toimivallan jaosta ja tehtävistä. Ylintä päätösvaltaa kuntayhtymässä käyttää valtuusto. Valtuusto voi johtosäännöllä siirtää toimivaltaansa kuntayhtymän muille toimielimille, luottamushenkilöille ja viranhaltijoille. Viranhaltija voidaan oikeuttaa siirtämään toimivaltaansa edelleen alaiselleen viranhaltijalle.

Toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvaltaa on siirretty, on sekä oikeutettu että velvoitettu tekemään päätöksen asiassa. Muu toimielin tai viranhaltija ei voi päättää asiasta, jossa toimivalta on siirretty.

Päätöksentekijä on ensisijaisesti vastuussa tekemästään päätöksestä. Viranhaltijan, joka käyttää oikeuttaan siirtää päätösvaltaa edelleen, on siirtopäätöksessä yksilöitävä asiat, joiden ratkaisuvallan hän siirtää edelleen. Lisäksi viranhaltija on velvollinen valvomaan säännöllisesti ja systemaattisesti alaisensa päätöksenteon oikeellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Viranhaltijan tulee tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin toimivallan rajoittamiseen tai poistamiseen.

Viranhaltijoiden tekemät delegointipäätökset ja muut päätökset tulee tehdä käytössä olevilla asianhallintajärjestelmillä (KuntaToimisto) ja päätöksiin liittyvät sopimukset tulee tallentaa sähköiseen sopimustenhallintajärjestelmään (TWEB). Mikäli erityisestä syystä päätöksenteossa ei voida käyttää sairaanhoitopiirin yhteisiä järjestelmiä, täytyy poikkeamiseen saada yhtymähallinnon päätösvalmistelusta vastaavan henkilön lupa.

Hallitus valvoo yleisesti kuntayhtymän päätösten lainmukaisuutta. Kuntalain mukaisella otto-oikeusmenettelyllä hallitus voi puuttua alaiseensa päätöksentekoon. Hallitus, sen puheenjohtaja ja sairaanhoitopiirin johtaja voivat ottaa hallituksen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty toimielimen tai viranhaltijan päätettäväksi ja jossa asianomainen on tehnyt päätöksen.

Otto-oikeuden käyttämisestä on annettu ohjeet päätöksenteko-sivustolla intrassa.

Hallinnollisen päätöksenteon valvonnassa tärkeitä kohtia ovat esimerkiksi:

Valvonnan kohde

Seurattavia asioita

Valvonnan välineitä

Vireilletulo (ulkoinen tai sisäinen aloite)

Asioiden kirjaaminen järjestelmään

Viivytyksettömyys

Lait

Säännöt ja ohjeet

Järjestelmät (Kuntatoimisto, TWeb)

Valmistelu

Toimivallan ja esteettömyyden tarkistaminen

Valmistelun riittävyys

Vaihtoehtojen selvittäminen

Perustelujen ymmärrettävyys

Lait

Säännöt ja ohjeet

Järjestelmät

Päätöksenteko

Lain ja ohjeiden mukaisuus

Oikeellisuus ja tarkoituksenmukaisuus

Hyvän hallinnon periaatteiden noudattaminen

Viivytyksettömyys

Lait

Säännöt ja ohjeet

Otto-oikeuden käyttö

Päätösten kirjaaminen

Päätösten dokumentointi

Ohjeet

Järjestelmät

Tiedoksianto

Oikeille tahoille

Viivytyksettömyys

Muutoksenhakuohjeiden antaminen

Päätöksistä viestiminen

Lait

Ohjeet

Järjestelmät

Toimeenpano

Päätöksen mukaisen tuloksen syntyminen

Viivytyksettömyys

Lait

Ohjeet

Päätökset

Toimeenpanon raportointi

Järjestelmät

Päätösten arviointi

Toimeenpanon onnistuminen

Vaikutukset

Toimeenpanon etenemisestä informoitava tarvittaessa päätöksentekijää

Merkittävien päätösten toimeenpanosta raportointi (esim. rakennushankkeet)

Päätösvalmisteluprosessin juridisesta oikeellisuudesta vastaa sairaanhoitopiiritasolla yhtymähallinnon hallintopäällikkö.

4.2 Esteellisyys

Esteellisyyssäännöksillä turvataan luottamusta päätöksenteon ja toiminnan luotettavuuteen ja puolueettomuuteen.

Päätöksiä valmisteltaessa ja tehtäessä on varmistauduttava siitä, että asiaan käsittelyyn osallistuvat henkilöt eivät ole esteellisiä. Erityisen tärkeää tämä on hankinnoissa. Luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä on itse päävastuussa esteellisyytensä ilmoittamisesta. Esimiesten tulee osaltaan valvoa, että esteelliset henkilöt eivät osallistu päätöksentekoon. Esteellinen henkilö ei saa millään tavoin osallistua asian valmisteluun ja päätöksentekoon. Esteellisen henkilön tilalle tulee hänen varahenkilönsä.

Epävarmassa esteellisyystilanteessa henkilön on suositeltavaa olla ottamatta osaa asian käsittelyyn. Esteellisyydelle tulee kuitenkin olla perusteltu, lakiin perustuva syy. Päätöksentekijä ei voi perusteetta vedota esteellisyyteen ja olla osallistumatta päätöksentekoon.

Luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä säädetään kuntalaissa ja hallintolaissa. Tavallisimmin esteellisyyden aiheuttaa tilanne, jossa luottamushenkilö, virkamies tai työntekijä taikka heidän läheisensä on osallisena käsiteltävässä asiassa tai he edustavat tahoa, jolle asiasta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa. Kuntayhtymän luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä voi toimia kuntayhtymäkonserniin kuuluvassa yhteisössä toimitusjohtajana tai vastaavassa asemassa taikka hallituksen tai hallintoneuvoston jäsenenä, jos kuntayhtymän ja ko. yhteisön edut eivät ole ristiriidassa keskenään eikä asian tasapuolinen käsittely muuten edellytä sitä, ettei henkilö osallistu asian käsittelyyn. Esteellisyys voi aiheutua myös ns. yleisen luottamuksen vaarantumisen takia. Luottamushenkilön, viranhaltijan tai työtekijän puolueettomuus voi vaarantua, jos hän on asiaan osallisen henkilön vastapuoli, vihamies taikka heidän välillään muuten on jokin erityinen suhde.

Hyvän hallinnoinnin ja asiakkaiden yhdenvertaisen kohtelun vaatimukset koskevat myös hoitotoimintaa. Tämän vuoksi lääkäri ei saa osallistua itse lähettämiensä potilaiden hoitoon ottamista koskevaan päätöksentekoon. Julkisessa tehtävässä oleva lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö ei saa ohjata potilaita yksityisvastaanotolleen niin että toiminta olisi ristiriidassa virkavelvollisuuksien kanssa. Hoitotoiminnassa on muutoinkin mahdollisuuksien mukaan vältettävä itselle läheisten henkilöiden hoitamista taikka näiden hoitopäätöksiin osallistumista.

4.3 Väärinkäytösten tunnistaminen ja niihin puuttuminen

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä ei sallita minkäänlaisia väärinkäytöksiä eikä vilpillistä toimintaa. Väärinkäytöksenä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai kuntayhtymän ohjeita ja sääntöjä rikkovia toimia taikka lainvastaista toimintaa.

Kunnallisen viranhaltijalain mukaisesti viranhaltijoiden yleisenä velvollisuutena on suorittaa virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asiamukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianmukaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Viranhaltijan on toimittava tehtävässään tasapuolisesti ja käyttäydyttävä asemansa ja tehtävänsä mukaisesti.

Vastaavasti työsopimuslain mukaisesti työntekijän on tehtävä työnsä huolellisesti noudattaen niitä määräyksiä, joita työnantaja antaa toimivaltansa mukaisesti työn suorittamisesta. Työntekijän on vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa sen kanssa mitä häneltä voidaan kohtuudella edellyttää.

Sairaanhoitopiirin henkilökunnan tulee suhtautua erityisellä varovaisuudella tilanteisiin, joissa voidaan tarjota lahjoja tai muita etuja. Sairaanhoitopiirin henkilökuntaan kuuluva ei saa vaatia, ottaa vastaan tai hyväksyä lahjaa tai muuta etuutta, jolla vaikutetaan tai pyritään vaikuttamaan taikka joka on omiaan vaikuttamaan hänen toimintaansa palvelussuhteessa. Lahjuksen ottamisesta säädetään rangaistus rikoslaissa. Taloudellisen tai muun edun vastaanottaminen voi olla myös virkarikoksena rangaistavaa. Kielletyn etuuden arvioinnissa tulee kiinnittää huomioita muun muassa siihen, onko edun vastaanottaminen ulkopuolisen silmin omiaan heikentämään luottamusta sairaanhoitopiirin toimintaan tai pyritäänkö lahjalla tai edulla vaikuttamaan työntekijän toimintaan ja johtaako se kiitollisuudenvelkaan lahjan tai edun antajaan nähden.

Vieraanvaraisuudesta, eduista ja lahjoista ohjeistetaan erikseen.

Sekä luottamushenkilö- että viranhaltijajohdolla ja esimiehillä on erityinen velvoite toimia lainsäädännön ja eettisten lähtökohtien mukaisesti. Esimiesten tulee seurata alaistaan toimintaa ja puuttua väärinkäytöksiin välittömästi. Tarvittaessa esimiehen on ilmoitettava havaitsemastaan väärinkäytöksestä omalle esimiehelleen. Henkilöstön on ilmoitettava havaitsemansa väärinkäytösepäilyt esimiehelleen tai otettava yhteyttä ylempään esimieheen. Epäilystä tiedon saaneen esimiehen on ryhdyttävä selvittämään asiaa välittömästi ja oltava yhteydessä tarvittaessa sairaanhoitopiirin asiantuntijoihin.

Rikosepäilyt on aina ilmoitettava turvallisuuspäällikölle, joka tarvittaessa siirtää asian hallintopäällikölle. Sairaanhoitopiirin ryhtymisestä oikeustoimiin rikosepäilyn vuoksi päätetään yhtymähallinnossa.