Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

6 Henkilöstö

Yhtymähallinnossa koordinoidaan sairaanhoitopiirin henkilöstöstrategiaa, ohjataan henkilöstöä koskevien ohjelmien toimeenpanoa sekä johdetaan henkilöstöresursseja ja työnantajatehtäviä. Henkilöstön oikeudenmukainen ja tasapuolinen kohtelu edellyttää voimassa olevan lainsäädännön, työmarkkinasopimusten sekä kuntayhtymän sääntöjen ja päätösten noudattamista.

Sairaanhoitopiirissä on hyvän henkilöstöpolitiikan toteuttamiseksi erillinen henkilöstöpoliittinen ohjelma – Reilusti parempi työpaikka. Ohjelmassa korostetaan vuorovaikutteista toimintatapaa työntekijöiden kesken, esimiehen ja hänen työntekijöiden kesken sekä työyksiköiden välillä. Lisäksi tasa-arvon toteutumista seurataan ja arvioidaan tasa-arvo-ohjelman avulla.

Henkilöstö- ja opetuspalveluiden vastuualueella tuotetaan keskitetysti kaikki henkilöstön palvelussuhteita, rekrytointia, yhteistoimintaa, työsuojelua, työterveyshuoltoa sekä työhyvinvoinnin ylläpitoa ja osaamisen kehittämistä koskevat palvelut ja ohjeet. HR-työpöydällä työntekijä pääsee henkilöstöä koskeviin ohjeisiin ja sähköisiin lomakkeisiin.

Sairaanhoitopiirin johtoryhmä seuraa henkilöstöasioiden hoitoa keskinäisen työnjakonsa mukaisesti. Valvontavastuu henkilöstöasioiden hoidossa on esimiehillä alaisensa henkilöstön osalta. Lisäksi henkilöstöasioiden hoitoa seuraavat osaltaan henkilöstö-, yhteistoiminta-, työsuojelu- ja rekrytointipäällikkö.

6.1 Henkilöstöresurssien suunnittelu ja seuranta

Henkilöstösuunnittelun menettelytavat ja periaatteet on kuvattu erillisessä ohjekirjeessä. Henkilöstösuunnittelusta annetaan vuosittain ohjeet seuraavan vuoden talousarvion laadintaan ja suunnitteluaikatauluun.

Henkilöstöresurssit rekisteröidään vakansseina (toimet ja virat), nimikkeinä, palvelujaksoina ja osaamisina (täydennyskoulutus- ja osaamisrekisteri). Vuosittain suunnitellaan talousarvioon työpanokset ja palkat ammattiryhmittäin. Vakanssien lukumäärän lisäksi henkilöstöresurssien käyttöä seurataan kuukausittain vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön tehdyistä työtunneista lasketulla työpanoksen määrällä. Esimiehen tehtävänä on valvoa henkilöstörekistereiden ajantasaisuutta ja henkilöstöresurssien käyttöä oman yksikkönsä osalta. Johtoryhmissä seurataan ja valvotaan säännöllisesti ao. alueen henkilöstöresurssien käyttöä.

6.2 Rekrytointi

Henkilöstön rekrytointiprosessi, keskeiset periaatteet ja menettelytavat sekä valintakriteerit on kuvattu sairaanhoitopiirin rekrytointiohjeessa (Intra). Rekrytoitaessa nimittävä viranomainen valvoo, että kelpoisuus- ym. tarkistukset tehdään asianmukaisesti.

Ennen uuden henkilön palvelukseen ottamista vakanssin täyttäminen käsitellään ao. alueen johtoryhmässä ja selvitetään muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Henkilö otetaan pysyvään tehtävään toistaiseksi voimassaolevaan palvelussuhteeseen, jollei määräaikaiseen palvelussuhteeseen ole lainmukaisia perusteita.

6.3 Työajan seuranta

Viranhaltijoiden ja työntekijöiden työajat määräytyvät työaikalain sekä virka- ja työehtosopimusten nojalla työtehtävien laadun ja määrän mukaan huomioon ottaen työajan tehokas käyttö ja se, mitä palkkausta vahvistettaessa on edellytetty. Esimies vastaa siitä, että työaikajärjestelyillä ei aiheuteta tarpeettomia henkilöstökustannuksia.

Työvuorojärjestelyistä vastaavan esimiehen on varmistettava, että työaikojen suunnittelu ja työaikakirjanpito hoidetaan asiallisesti ja ajantasaisesti hyödyntäen sähköisiä työaika- ja kulunvalvontajärjestelmiä.

Työvuorojärjestelyistä vastaavan esimiehen tulee varmistaa, että työaikalain 19 §:n mukaisia ylitöiden enimmäismääriä ei ylitetä. Henkilöstöhallinto tuottaa lääkäreiden ylityötilastot toimialueille kolmannesvuosittain.

6.4 Sivutoimet

Viranhaltija tai työntekijä ei saa ottaa vastaan tai pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä. Muussa tapauksessa heidän tulee hakea sivutoimilupa. Viranhaltija tai työntekijä ei saa tulla sivutoimen vuoksi esteelliseksi tehtävässään. Sivutoimen hoitamiseen liittyen on annettu erillinen ohje.

Sairaanhoitopiirin henkilöstöhallinnossa ylläpidetään sivutoimirekisteriä. Toimi- ja vastuualueiden johtajat vastaavat rekisteritietojen ajantasaisuudesta.

6.5 Poissaolot

Poissaolojen ja virka- ja työvapaan myöntämistä varten on erilliset ohjeet.

Harkinnanvaraisen vapaan osalta myöntävä viranomainen harkitsee, onko myöntäminen toiminnan kannalta mahdollista vai ei.

Työnantajan pitää ilmoittaa työntekijän sairauspoissaoloista työterveyshuollolle heti, kun niitä on yhteensä 30 päivää vuoden aikana. Esimiehellä on keskeinen rooli työntekijän pitkittyneissä sairauspoissaoloissa työntekijän työssä jatkamisen mahdollisuuksien selvittämisessä ja työhön paluun tukemisessa.

6.6 Osaamisen kehittäminen, kehityskeskustelut, täydennyskoulutus

Esimies käy vuosittain kehityskeskustelut työntekijöidensä kanssa. Kehityskeskusteluissa arvioidaan työssä onnistuminen, annetaan palaute tavoitteiden toteutumisesta ja sovitaan uusista tavoitteista. Vuosittaisista keskusteluteemoista sovitaan erikseen.

Kehityskeskusteluihin suositellaan liitettäväksi osaamismittaus, joka tehdään kaikille sairaanhoitopiirin työntekijöille. Osaamismittaus perustuu sairaanhoitopiirin strategisiin tavoitteisiin.

Täydennyskoulutuksen avulla työntekijä ylläpitää ja päivittää osaamistaan sekä laajentaa tietotaitojaan. Lisäksi sen avulla voi kehittää uraansa horisontaalisella ja vertikaalisella tasolla. Täydennyskoulutuksella ylläpidetään ja vahvistetaan henkilöstön osaamista sekä kehitetään hoitokäytänteitä ja -palveluita. Sairaanhoitopiirillä on omaa koulutustarjontaa osaamisen kehittämiseen.

Esimies ja työntekijä huolehtivat yhdessä osaamisen kehittämisestä, kehityskeskusteluiden käymisestä ja täydennyskoulutuksen toteutumisesta.

6.7 Matkat

Virkamatkoista annettavaan virkamatkamääräykseen on sisällytettävä kaikki matkaan liittyvät korvattavat kustannukset, ja esityksiin on liitettävä tilaisuuden ohjelma. Virkamatkoista suoritettavat korvaukset määräytyvät kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan.

Koulutusmatkan kustannusten korvaamisessa on työnantajalla harkintaoikeus, mitkä kustannukset korvataan. Harkinta perustuu koulutuksen välttämättömyyteen työtehtävien hoitamisen kannalta.

Muun kuin kuntayhtymän varoilla rahoitettavan matkan tai koulutuksen yhteydessä on tarkoin harkittava, etteivät nämä vaaranna virka- tai työtehtävien hoidon puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta. Matka- tai sen rahoitustarjous käsitellään yksikölle osoitettuna. Matkan on oltava yksikön kannalta tarpeellinen, jotta se voidaan hyväksyä. Ulkopuolisen kustantamaan matkaan tai koulutukseen osallistuminen vapaa-aikana ei muuta matkan hyväksyttävyyttä.

Päätöksentekijän tulee varmistua virka- ja koulutusmatkojen perusteiden tarkoituksenmukaisuudesta ja oikeellisuudesta.

6.8 Työyhteisön toiminta ja työhyvinvointi

Työhyvinvoinnin tavoitteena on henkilöstön työtyytyväisyyden lisääntyminen, työn laadun parantuminen ja tuloksellisuuden kasvaminen. Työyhteisössä esimies seuraa, valvoo ja ohjaa yhteisten pelisääntöjen noudattamista, puuttuu työyhteisössä esiintyvien epäkohtien tai ongelmien korjaamiseen, noudattaa avoimuutta sekä tasapuolista kohtelua ja pyrkii luomaa hyvän työilmapiirin. Työntekijän vastuulla on huolehtia riittävästä ja laadukkaasta vuorovaikutuksesta työkavereiden ja esimiehen kanssa, sovittujen pelisääntöjen noudattamisesta sekä kehittävästä työotteesta. Työnantajalla on johto- ja valvontaoikeus työtehtävien suorittamiseen (mitä, miten, missä ja milloin työtä tehdään). Työntekijällä on velvollisuus suorittaa työnsä huolellisesti työantajan antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Sairaanhoitopiirin työhyvinvointitoimintaa ohjataan työhyvinvointisuunnitelmien avulla. Kaikissa työyksiköissä sovelletaan aktiivisen aikaisen tukemisen mallia ja nollatoleranssia epäasialliselle kohtelulle. Työntekijöistä huolehditaan, tuetaan yhteisöllisyyttä ja kehitetään työoloja. Esimiehet vastaavat henkilöstön turvallisuudesta ja terveydestä omissa yksiköissä.

Toimiva, yhtenäinen viestintä edistää osaltaan asioiden sujumista ja lisää sekä potilaiden että henkilökunnan turvallisuutta. Yhteisesti sovittujen käytäntöjen noudattaminen edesauttaa yhtenäisen ja laadukkaan kuvan välittymistä sidosryhmille. Vastuu viestinnästä määräytyy johtamisvastuun ja asiantuntemuksen perusteella.

6.9 Palkkaus ja sen muutokset

Palkanmaksu määräytyy virka- ja työehtosopimusten, paikallisten sopimusten ja palkkausta koskevien määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Henkilöstölle maksettavien palkkojen aiheellisuuden ja oikeellisuuden varmistamiseksi henkilöstöpäällikön tai hänen määräämänsä tulee varmistua siitä, että palkanlaskennan ketju toimintayksiköistä palkanmaksatukseen sekä työvuoroluetteloiden toteutumista valvotaan riittävästi.

Myöntäessään henkilöstölle työ- ja virkaehtosopimusten tarkoittamia harkinnanvaraisia etuja asianomaisen toimintayksikön johtajan ja esimiehen on aina otettava huomioon myös kuntayhtymän etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu.

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä ylläpidetään päättäjärekisteriä, josta ilmenevät kaikki johtosäännön tai toimivallan siirron perusteella päätösvallan saaneet henkilöt. Järjestelmään kirjataan päätöksentekijöittäin henkilöstöä koskevat päätökset ja tulostetaan päätösluettelot päätöksentekijöittäin.