Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

7 Hankinnat

Sairaanhoitopiirin tavara- ja palveluhankinnat suoritetaan hankintalain ja hankintaohjeiden sekä hyvän hankintatavan mukaisesti.

Hankintojen asianmukaisuudesta vastaavat ne tahot ja viranhaltijat, joiden tehtäviin ne kuuluvat. Hankintapäätökset tehdään hankintalain ja sairaanhoitopiirin ohjeiden ja hankintavaltuuksien mukaisesti. Hankintavaltuuksia delegoitaessa tulee ottaa huomioon, että vain viranhaltijat ja toimielimet voivat olla hankintapäätöksien tekijöinä. Hankintavaltuudet delegoineen viranhaltijan tulee seurata alaisensa viranhaltijapäätösten tekoa hankinta-asioissa ja ryhtyä tarvittaessa toimenpiteisiin. Otto-oikeudesta on annettu ohjeet päätöksenteko-sivustolla intrassa.

Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Sairaanhoitopiirin henkilökunta ei saa osallistua kilpailevaan toimintaan eikä olla mukana tarjottavaa palvelua tuottamassa.

Kestävää kehitystä tukevat hankintatavat on otettava huomioon aina, kun se on hankinnan luonne huomioon ottaen mahdollista. Sairaanhoitopiirissä on kestävän kehityksen politiikka -ohjelma.

7.1 Sopimukset ja tilaukset

Hankinnasta tehtävä tilaus tai sopimus tehdään noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä ja hankintaohjeita. Sopimukset valmistelee kilpailuttamisesta vastannut viranhaltija ja allekirjoittaa hankintavaltuudet omaava viranhaltija tai hänen määräämänsä. Allekirjoitetut sopimukset dokumentoidaan Tweb-järjestelmään. Sähköisestä sopimustenhallinnasta on annettu omat ohjeet.

Sopimusta laadittaessa tulee huomioida tilaajavastuulain edellyttämien selvitysten ja todistusten pyytäminen. Myös muiden valtakunnallisten toimijoiden yleiset sopimusstandardit ja suositukset tulee tapauskohtaisesti ja tarvittaessa ottaa huomioon.

Sopimusten valvonta toteutetaan tarkastelemalla hankintasopimuksessa määritellyn hankinnan kohteen ja toimitustavan vastaavuutta toimitettuun palveluun tai tavaraan. Sopimuksessa määritellään erikseen tarkemmat tuotteen, tavaran tai toimitustavan poikkeamien osalta noudatettavat ehdot ja mahdolliset sanktiot. Sopimusten valvontavastuu on sopimuksen hyväksyjällä tai hänen määräämällään. Toimielinten hyväksymien sopimusten osalta valvontavastuu on toimielimen esittelijällä tai hänen määräämällään. Jokaiselle sopimukselle tai sopimusryhmälle on nimettävä valvontavastuussa oleva henkilö. Tehdyistä sopimuksista tulee pitää luetteloa asianhallintajärjestelmässä tarkoituksenmukaisesti ryhmiteltyinä.

7.2 Tavaran tai palvelun vastaanotto

Tarvikkeet sekä laite- ja toimintavarustustoimitukset kulkevat varaston vastaanottajien kautta. Lääkinnällisille laitteille suoritetaan lääkintälaitehuollossa asianmukainen vastaanottotarkastus ja ne viedään laiterekisteriin.

Tavaran ja palvelun vastaanottaja toimintayksikössä huolehtii ja varmistaa, että tavara, työsuoritus tai palvelu on luovutettu ja saatu sopimuksen mukaisena ja virheettömänä. Mikäli tavarassa tai palvelussa havaitaan virhe tai puute on siitä välittömästi tehtävä reklamaatio ja välitettävä asiasta tieto kilpailuttamisesta vastanneelle taholle mahdollisien sopimuksellisten seuraamusten selvittämiseksi. Vastaanottomerkinnän tositteeseen (asiatarkistus sähköisessä laskujen hyväksymisjärjestelmässä) tekee toimintayksikön nimetty viran- tai toimenhaltija, joka tarkastaa sopimuksen tai tilauksen mukainen tavara tai palvelu on vastaanotettu ja maksuvelvollisuus on syntynyt.

7.3 Laskun hyväksyminen

Laskun hyväksyjä vastaa tositteen perusteena olevan hankinnan tai työsuori-tuksen päätöksen- tai tilauksenmukaisuudesta, sopimuksenmukaisuudesta sekä arvonlisäveron käsittelystä. Lisäksi hän vastaa siitä, että laskun tiliöintimerkintä on kirjausohjeiden mukainen ja varmistaa, että menon suorittamiseen on tarvittava määräraha ja ettei talousarvion taloudellisia sitovuusrajoja ylitetä. Tositteen asiatarkastajana ja hyväksyjänä ei voi olla sama henkilö.