Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä

9 Talous

Kaikilla esimiehillä on omiin tehtäviinsä liittyviä talouden hallinnan ja valvonnan tehtäviä. Yleinen valvontavastuu taloushallinnon prosessien ja niiden tietojärjestelmien toiminnasta sekä niihin liittyvistä riskeistä on talousjohtajalla.

9.1 Toiminta- ja taloussuunnitelman tavoitteiden toteutumisen seuranta

Toiminta- ja taloussuunnitelman seuranta on järjestettävä niin, että korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä mahdollisimman nopeasti. Raporttien laatiminen, analysointi ja nopea reagointi poikkeamiin ovat osa toimivaa valvontaa kaikilla tasoilla. Toimintayksikön esimies seuraa aktiivisesti, että käyttösuunnitelman mukaiset tavoitteet toimintayksikössä saavutetaan ja että toiminta on vaikutuksiltaan haluttua sekä tehokkaasti ja taloudellisesti järjestettyä.

Sairaanhoitopiirin toiminta- ja taloussuunnitelman toteuttamiseen liittyvät riskit koskevat tulojen ja menojen arviointiin ja tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää epävarmuutta. Näitä riskejä voidaan pienentää noudattamalla suunnittelussa ja toiminnassa varovaisuuden periaatetta. Tavoitteiden toteutumiseen liittyviä riskejä voidaan vähentää toimivalla seurantajärjestelmällä.

Sairaanhoitopiirin hallitukselle raportoidaan sairaanhoitopiirin johtajan katsauksella kuukausittain ja vähintään kolmannesvuosittain välitilinpäätösten yhteydessä annettavalla kuntayhtymän toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja niiden saavuttamiseksi tarvittavista toimenpiteistä käsittelevällä raportilla. Toimialueet vastaavat omasta vähintään kuukausittain toteutettavasta sisäisestä raportoinnistaan. Toimielinten ja toimitusjohtajien on seurattava vahvistamiensa käyttösuunnitelmien toteutumista. Raportoinnissa toimintaa analysoidaan talouden kannalta huomioiden tuottavuus- ja tehokkuusnäkökulma.

Mikäli sairaanhoitopiirin johtaja tai johtokunta toteaa, ettei valtuuston asettamia tavoitteita voida saavuttaa korjaavista toimenpiteistä huolimatta, on sen tehtävä hallitukselle ja sen edelleen valtuustolle esitys talousarvion muuttamisesta.

9.2 Kunta- ja asiakaslaskutus

Kunta- ja asiakaslaskutuksen kautta kertyy noin 90 prosenttia sairaanhoitopiirin tuloista, joten sen oikeellisuus on keskeinen valvonnan kohde. Kuntalaskutus perustuu palvelutuotteiden määrään ja niiden hallituksen hyväksymän hinnaston mukaisiin erikoissairaanhoidon palvelumaksuihin. Laskutuksen kertymän seurantavelvollisuus on toimialueilla ja toimintayksiköillä.

Laskutuksessa diagnoosien ja toimenpiteiden kirjaaminen vaikuttaa kuntalaskutukseen ja sairaanhoitopiirien tuottavuusvertailuihin. Tästä syystä sekä hoidot että toimenpiteet on kirjattava mahdollisimman huolellisesti ja nopeasti.

Vastuualueen nimeämän vastuuhenkilön tulee tarkastaa laskutustiedot ennen laskutusta ja korjata huomaamansa virheet.

Sairaanhoitopiirin suoritekäsikirjassa määritetään kuntalasku- ja virallisissa tilastoissa käytettävät suoritteet, kuten hoitopäivä, hoitojakso ja avohoitokäynti. Käsikirja sisältää kyseisten suoritteiden luokitukset (esimerkiksi kustannusluokka, hoitopaketti, käyntityyppi). Siinä löytyy tietoa myös suoritteen laskutusperiaatteesta ja sen kirjaamisesta tietojärjestelmiin. Tulkintatilanteissa saa tarvittaessa ohjausta suoritekäsikirjaa ylläpitävältä laskutustiimiltä. Diagnoosit perustuvat valtakunnalliseen koodistoon, jota ylläpidetään suoritekäsikirjan ulkopuolella.

9.3 Kirjanpito- ja maksuliikenne

Kirjanpito on järjestettävä niin, että se tuottaa toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat taloustiedot ja että esimiesten tarvitsemat kuukausi- ja muut raportit ovat ajantasaisesti sairaanhoitopiirin johtajan hyväksymän aikataulun mukaisesti saatavilla.

Valvontavastuu ulkoisesta ja sisäisestä laskentatoimesta sekä rahoituksesta ja riskienhallinnasta on talousjohtajalla. Kuntayhtymän kirjanpitoa ohjaavien ohjeiden ajantasaisuudesta vastaa talous- ja laskentapalvelut. Tileistä ja niiden käytöstä annetaan ohjeet sairaanhoitopiirin johtajan vuosittain vahvistamassa kirjausohjeessa. Talous- ja laskentapalveluiden vastuulla on myös se, että ohjeiden soveltamisesta annetaan riittävästi koulutusta yksiköiden vastuuhenkilöille sekä talous- ja toimistohenkilöstölle. Taloustoimisto vastaa osaltaan päivittäisten käytäntöjen ohjauksesta ja järjestää tarvittaessa koulutusta.

Ohjeet ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymismenettelyistä hyväksyy vuosittain sairaanhoitopiirin johtaja, aluesairaaloiden osalta johtokunta ja liikelaitosten osalta toimitusjohtaja. Laskun hyväksyjä on vastuussa laskun oikeellisuudesta, tiliöinnistä ja siitä, että menon suorittamiseen on tarvittava määräraha ja että yksikön talousarvion taloudellisia sitovuustasoja ei ylitetä. Hyväksyjän on huomioitava voimassa olevien säännösten noudattaminen sekä valvoa, että myös päätösvallan siirron perusteella tositteita hyväksyvä noudattaa em. määräyksiä. Laskujen hyväksymistä koskevat delegointipäätökset säilytetään taloustoimistossa.

Kuntayhtymästä lähtevän laskun perusteet on toimitettava viivytyksettä talouspalveluihin, jossa huolehditaan annettujen palveluiden ja toimitettujen tarvikkeiden laskutuksesta, suoritusten valvonnasta ja perinnästä.

Käteisen rahan käsittelystä on annettu oma ohjeistus. Kassavarojen enimmäis- ja vähimmäismäärästä tulee olla päätös kassakohtaisesti. Talous- ja laskentapalvelut ja aluesairaaloiden hallintojohtajat vastaavat ohjeiden noudattamisesta.

Sairaanhoitopiirin rahoituksesta ja maksuvalmiussuunnittelusta vastaa talousjohtaja. Keskeisenä työvälineenä on konsernitili, jota kautta hoidetaan pääosa sairaanhoitopiirikonsernin rahaliikenteestä ja kassanhallinnasta. Maksuliikennettä hoidetaan hallituksen ja talousjohtajan päätösten mukaisesti.

Sairaanhoitopiirin nimissä voidaan käsitellä vain sairaanhoitopiirille kuuluvia varoja, jotka kirjataan sairaanhoitopiirin kirjanpitoon. Muut varat ovat yksityisiä varoja ja ne on pidettävä erillään sairaanhoitopiirin varoista. Psykiatrian yksiköissä potilasvarojen säilyttäminen ja hoito voidaan potilaan suostumuksella hoitaa sairaalan järjestämänä. Tavattaessa potilailta summaltaan suuria käteisvaroja toimitaan talous- ja laskentapalveluiden antamien ohjeiden mukaisesti.

Kuntayhtymän pankkitilin avaamisen, niiden käyttöoikeuksien muutoksista ja lopettamisesta huolehtii talouspalvelut talousjohtajan päätöksin.

Toimintayksiköiden tulee huolehtia talouteen liittyvien työtehtävien eriyttämisestä ja ns. vaarallisten työyhdistelmien muodostamista sekä ylläpitää toimivaa varahenkilöjärjestelmää.

9.4 Omaisuuden hallinta

Kuntayhtymän omaisuus on toiminnan kannalta välttämätöntä, tuloa tuottavaa tai muuten tarpeellista. Kuntayhtymän omaisuus ryhmitellään ja kirjataan kirjanpitoon voimassa olevan tasekaavan mukaisesti. Sairaanhoitopiirin kiinteä ja irtain omaisuus vakuutetaan riski- ja vakuutuspolitiikan mukaisesti. Toimitilat ja teknologia vastuualue vastaa siitä, että kuntayhtymän kaikki kiinteä omaisuus on luetteloitu ja että saanto- ja muut asiakirjat (kuten piirustukset) ovat kunnossa ja sairaanhoitopiirin hallussa.

Irtaimen omaisuuden hallinnasta vastaa omaisuuden haltijayksikkö. Sairaanhoitopiirin materiaalikeskus kirjaa yksiköiden rekisteröitävät ja inventoitavat laitteet hankintavaiheessa sähköiseen laiterekisteriin. Toimi- ja palvelualueiden johtajien Tays:ssa, liikelaitosten toimitusjohtajien sekä aluesairaaloiden hallintojohtajien tulee huolehtia siitä, että ao. toimintayksikön irtain käyttöomaisuus inventoidaan vähintään kerran kahdessa vuodessa ja vahvistaa inventoinnin tulos päätöksellään. Irtaimen käyttöomaisuuden hallintaa ja inventointia varten materiaalikeskus toimittaa kerran vuodessa yksiköille ohjeet kustannuspaikkakohtaisten omaisuusluetteloiden tarkastamiseksi.

Rahoitusomaisuuden hallinnoinnista vastaa rahoitus- ja laskentapalvelut ja kiinteistö- ja maaomaisuuden hallinnoinnista toimitilat ja teknologia vastuualue. Sairaanhoitopiirin rahavarat sijoitetaan turvallisesti ja tuloa tuottavasti valtuuston hyväksymien sijoitustoiminnan periaatteiden ja talousjohtajan hyväksymän sijoitussuunnitelman mukaisesti.

Sairaanhoitopiirin henkilöstön velvollisuutena on huolehtia siitä, ettei kuntayhtymän omaisuutta katoa, että omaisuus pidetään kunnossa ja, että sitä käytetään ja hoidetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Sairaanhoitopiirin omaisuuteen kohdistuneet ilkivallanteot tai rikokset on aina ilmoitettava turvallisuuspäällikölle ja aluesairaaloissa hallintojohtajille sekä tarvittaessa poliisille. Yksiköiden on raportoitava turvallisuuden poikkeamasta kuntayhtymän sisäisillä sivuilla olevalla Haipro-järjestelmällä.

Varastovalvonnassa on huomioitava varastoinnin enimmäismäärän minimointi ja varaston kiertonopeuden maksimointi varmistaen toimintakyvyn jatkuvuus. Varaston enimmäismäärän vahvistamisella varmistetaan, ettei varastoon sidota liikaa pääomaa ja varaston kiertonopeuden seurannalla varmistetaan va-rastoidun tavaran käyttökelpoisuus.

Varaston vastuuhenkilön on vähintään tilikausittain suoritettava varastojen arvojen tarkistus. Varastoeron hyväksyvät materiaalipäällikkö Tays:ssa, toimitusjohtaja liikelaitoksissa sekä aluesairaaloissa johtava lääkäri ja hallintojohtaja kukin vastuualueeltaan. Tarkistusraportit toimitetaan talouspalveluihin.

9.5 Investoinnit

Valtuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelmassa investointisuunnitelman. Investointien suunnittelun yhteydessä on selvitettävä investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin ja käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuottamistapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuudet. Katso myös luku 7. Hankinnat.

9.6 Kehittämistoiminnan projektit ja ulkopuolisella rahoituksella toimivat projektit

Sairaanhoitopiiri voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Sairaanhoitopiirin omista hankkeista, kehittämiskohteista ja tutkimuksista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat. Projektisuunnitelmaan tulee sisältyä kustannusarvio, rahoitus, aikataulu ja projektiin osallistuvat henkilöt, heidän tehtävänsä ja vastuunsa sekä se, miten projektin raportointi ja valvonta järjestetään. Projektista on tehtävä päätös, jonka yhteydessä projektisuunnitelma hyväksytään.

Projektikirjanpito on järjestettävä niin, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektikirjanpidon järjestämisvastuu on projektia hallinnoivan yksikön esimiehellä.

Osallistumisesta kuntayhtymän ulkopuolisen toimijan hallinnoimaan projektiin on tehtävä päätös. Päätöksessä on nimettävä yhdyshenkilö, hyväksyttävä projektisuunnitelma ja kuntayhtymän kustannusarvio sekä ohjeistettava projektin tulojen ja menojen kirjanpitokäsittely. EU-projektien kirjanpito, hallinnointi ja valvonta on ohjeistettu EU-hankkeita käsittelevässä ohjeessa.

Jokaiselle projektille luodaan oma seuranta- ja arviointijärjestelmä, jonka avulla seurataan ja arvioidaan projektin etenemistä ja tavoitteiden saavuttamista. Seuranta ja arviointi on järjestettävä niin, että kohderyhmältä ja muilta sidosryhmiltä saadaan kattavasti avointa palautetta. Projektin rahoittajat edellyttävät säännöllistä määrämuotoista raportointia. Projektin raportointi kuntayhtymässä on järjestettävä vähintään samalla tarkkuudella.

Toimintayksiköiden toimintakertomuksissa on raportoitava käynnissä olevista projekteista sekä toimintavuoden aikana päättyneistä projekteista ja niiden tuloksista. Merkittävien projektien loppuraportit käsitellään kuntayhtymän johtoryhmässä.