Hyppää sisältöön

10.6.2022 klo 13.10 Paula Vehkala

Mikä ihmeen datamigraatio?

Hyvinvointialueelle siirtyminen on vaiheessa, jossa on aika suunnata katseet hyvinvointialueelle käyttöön tuleviin järjestelmiin sekä siirrettävän datan yhtenäistämiseen ja siirron toimivuuteen. Palkat menevät tammikuussa 2023 maksuun oikein, jos hyvinvointialueen käytössä oleva palkanmaksu-, HR-, työvuorosuunnittelu- ja työajanseurantajärjestelmiin siirretty tieto on laadukasta ja muutostenhallinta on tehty ajoissa.

Hyvinvointialueen datamigraatio on kaikille toimijoille poikkeuksellinen projekti, jossa käyttöön otetaan samanaikaisesti suurimmalle osalle uusi HR-järjestelmäkokonaisuus ja tiedot siirretään 24 organisaation järjestelmistä hyvinvointialueen järjestelmiin. 

Tiedonsiirrossa merkittävä rooli on kaikilla luovuttavilla organisaatioilla, jotka vastaavat lähdejärjestelmien tiedoista ja niiden oikeellisuudesta. Maaliin tulisi päästä kerralla! Tulevat kriittiset vaiheet on syytä suunnitella ja toteuttaa huolella yhteistyössä hyvinvointialueen, yhteistyökumppanien CGI:n ja Monetran sekä luovuttavien organisaatioiden välillä.

Poimintojen valmistelu on jo alkanut

Useat luovuttavat organisaatiot Pirkanmaalla ovat aloittaneet nykyjärjestelmissä olevien tietojen tarkastuksen ja päivittämisen. Tähän myös hyvinvointialueen valmistelusta on kannustettu ja tehtävää on ohjeistettu esimerkiksi Pirkanmaan HR-verkostossa. Hyvinvointialue ja Monetra ovat puolestaan tehneet tiivistä yhteistyötä erilaisten järjestelmien koodistojen yhtenäistämisessä ja tietomallin mäppäyksissä.

Luovuttavien organisaatioiden on tärkeää toimittaa tiedot oikein ja oikea-aikaisesti

Kuntien henkilöstö siirtyy hyvinvointialueelle vanhoina työntekijöinä voimassa olevin työ- ja virkasuhteen ehdoin. Tästä syystä henkilöiden tiedot on poimittava nykyisistä järjestelmistä ja siirrettävä uuteen. Luovuttavan organisaation vastuulla on poimia data oikein ja sovitun poimintapäivän mukaisesti. CGI on toimittanut hyvinvointialueen Prima-konversioita koskevan taulukon luovuttavien organisaatioiden tarkasteltavaksi ja käyttöön. Varsinaisessa tietojen toimittamisessa hyvinvointialueella käytetään tietoturvallista työkalua, joka mahdollistaa mahdollisimman vaivattoman tietojen siirron. Kriittisin vaihe ovat tietojen poiminnan jälkeiset muutostilanteet, kun luovuttavissa organisaatioissa tapahtuu henkilö- ja palvelusuhdemuutoksia.

Ensimmäiset siirrot toteutetaan kesäkuussa

Ensimmäisessä vaiheessa tiedonsiirrot tehdään alle 50 henkilöä siirtäville organisaatioille. Henkilö- ja palvelujaksotietojen poiminta ja siirto aloitetaan kesäkuun puolivälissä. Suurempien tietomassojen siirrot alkavat elokuussa, jatkuen vuoden loppuun. Kun henkilöstön perustiedot siirretään ajoissa, on tietoja vielä mahdollista korjata, jos datan eheydessä huomataan puutteita.  Lisäksi muiden tietosisältöjen, kuten jäljellä olevien lomien ja vuosilomaperusteiden tietosiirrot ehditään suorittaa hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta.  Laadunvarmistukseen on kaikkien luovuttavien organisaatioiden hyvä varautua resursoimalla aikaa ja henkilötyötä. Tiedon eheys ja muutostenhallinta konversioiden poiminnan jälkeen ovat kriittisiä tehtäviä luovuttavissa organisaatioissa koko syksyn ja loppuvuoden ajan.

Kertymätietoja siirretään vielä alkuvuonna 2023

Verokorttitiedot konvertoidaan joulukuussa, kun tiedot ovat saatavilla. Viimeiset tiedot, kuten keskimääriset työaikaprosentit ja lomakertymät, voidaan siirtää vasta, kun joulukuun palkat on maksettu luovuttavasta organisaatiosta tammikuussa 2023.

Hyvinvointialue luovuttavien organisaatioiden tukena

Hyvinvointialueen palkka- ja HR-järjestelmäkokonaisuus on pystytettynä ennen varsinaista datamigraatiota, ja järjestelmien rakenteesta ja integraatioista on muodostettu kokonaiskuva. Tiiviissä yhteistyössä CGI:n ja Monetran kanssa tekninen ympäristö on rakennettu vastaamaan hyvinvointialueen tarpeita. Luovuttavien organisaatioiden yhteyshenkilöille annetaan viikoittain tukea konversioiden tekemisessä sekä muutoksenhallintaan ja tiedon eheyttämiseen liittyvissä tilanteissa ja haasteissa.

Yhteistyö ja viestintä korostuvat datamigraatiossa

Hyvinvointialue käynnistyy vasta 2023. Ennen tätä ajankohtaa transitioprojektiin ja datamigraatioon osallistuvat henkilöt toimivat luovuttavissa organisaatioissa tai hyvinvointialueen yhteistyökumppanien organisaatioissa. Tärkeää onkin tavoittaa kaikki tarvittavat henkilöt tämänhetkisessä monimutkaisessa, eri organisaatioista koostuvassa kokonaisuudessa. Keskeistä on myös löytää tehokkaat keinot luovuttavien organisaatioiden ja yhteistyökumppanien kanssa viestimiseen ja osallistaa projektiin osallistuvia henkilöitä muutokseen!