Hyppää sisältöön

20.6.2022 klo 13.12 Sini Tenhovuori

Työntekijäkokemusta valmistellaan kokonaisuutena 

Pirkanmaan hyvinvointialueella on valmisteltu työntekijäkokemusta kokonaisuutena, joka sisältää työntekijäkokemuksen mittaamisen sekä tiedon hyödyntämisen valmistelun.  

Valmistelu aloitettiin kartoittamalla henkilöstöään hyvinvointialueelle luovuttavien organisaatioiden nykyisiä työntekijäkokemuksen mittaamiseen ja tiedon hyödyntämiseen liittyviä toimintatapoja. Näiden toimintatapojen ja mittareiden perusteella on saatu muodostettua Pirkanmaan hyvinvointialueen työntekijäkokemuksen kokonaisuus sekä määritettyä työntekijäkokemukseen liittyvät tärkeimmät kehittämisen kohteet. Tällä hetkellä monissa hyvinvointialueelle henkilöstöään luovuttavissa organisaatioissa työntekijäkokemukseen liittyvissä kyselyissä vastausprosentti on melko pieni. Hyvinvointialueella pyritäänkin siihen, että työntekijäkokemusta saadaan mitattua läpileikkaavasti ja kattavasti, jotta kerätty tieto vastaa työntekijäkokemusta mahdollisimman todenmukaisesti ja kokonaisvaltaisesti. Tiedon hyödyntämiselle luodaan läpinäkyvät käytännöt ja toimintatavat ja hyödyntäminen pyritään saamaan näkyväksi organisaation eri tasoille.   

Työntekijäkokemuksen mittaaminen koostuu eri osa-alueista 

Pirkanmaan hyvinvointialueella työntekijäkokemuksen mittaaminen koostuu neljästä eri osa-alueesta, jotka ovat: säännöllinen henkilöstökysely, palvelussuhteeseen liittyvät kyselyt, toimintaan liittyvät kyselyt sekä sopimusperusteiset kyselyt. Säännöllinen henkilöstökysely toteutetaan yleensä useamman kerran vuodessa samansisältöisenä ja sen avulla pyritään havaitsemaan työntekijäkokemuksessa tapahtuvia muutoksia.  

Palvelussuhteeseen liittyvillä kyselyillä pyritään saamaan tiettyä palvelussuhteen vaihetta koskevaa työntekijäkokemukseen liittyvää tietoa. Näitä kyselyitä ovat tyypillisesti palvelussuhteen alkuun, perehdytykseen tai palvelussuhteen päättymiseen liittyvät kyselyt. Sopimusperusteisia työntekijäkokemusta mittaavia kyselyitä ovat puolestaan esimerkiksi kansalliset Kunta10- ja Sairaalahenkilöstön hyvinvointitutkimukset.  

Toimintaan liittyvät työntekijäkokemusta mittaavat kyselyt voidaan toteuttaa joko säännöllisesti tai tarpeen mukaan. Ne liittyvät usein johonkin tiettyyn toimintoon ja tästä hyvänä esimerkkinä on Pirkanmaan hyvinvointialueella toteutettu Tyytyväisyys työvuorosuunnitteluun -kysely, joka toteutettiin osana hyvinvointialueen työntekijäkokemuksen valmistelua. Toimintona työvuorosuunnittelu koskee noin puolta koko hyvinvointialueen henkilöstömäärästä. Koska ilmiö on laaja ja vaikuttaa olennaisesti sekä työn tekemiseen että työssä jaksamiseen, työvuorosuunnitteluun liittyvän tyytyväisyyden mittaaminen ajoittain on perusteltua. Lisäksi ajoittain on syytä tarkastella työvuorosuunnitteluun liittyviä menetelmiä ja taustatekijöitä. 

Näin Tyytyväisyys työvuorosuunnitteluun -kysely toteutettiin  

Tyytyväisyys työvuorosuunnitteluun -kysely toteutettiin sähköisenä kyselynä maaliskuun 2022 lopussa. Kyselylinkkiä ja saatekirjettä jaettiin hyvinvointialueelle henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden viestijöille ja heidän toimestaan jälleen organisaatioiden intranet sivustoille ja kyselyyn saatiin 2168 vastausta. Vastauksia kertyi sekä esihenkilöinä, että työntekijöinä työskenteleviltä ja vastaajat työskentelivät laajasti eri organisaatioissa ja palveluissa.   

Tyytyväisyys työvuorosuunnitteluun -kysely sisälsi yhteensä 27 kysymystä, joista 17 koski työvuorosuunnittelun toteuttamiseen liittyviä menetelmiä tai taustatekijöitä. Työvuorosuunnitteluun liittyvää tyytyväisyyttä mitattiin 10 kysymystä sisältävällä mittarilla. Taustatekijöiden osalta kysyttiin, minkälaisissa palveluissa vastaajat työskentelevät, työskentelevätkö vastaajat esihenkilöinä, kuinka paljon aikaa työvuorosuunnitteluun käytetään, huomioidaanko osaaminen työvuorosuunnittelussa ja onko osaaminen määritetty sekä yksikön että työntekijöiden osalta, huomioidaanko työvuorosuunnittelussa asiakasvirrat ja onko yksikön vuororakenteita muutettu asiakasvirtojen perusteella, mihin vuorokaudenaikaan yksikössä työskennellään, kuinka monta toivetta työvuorosuunnitteluun liittyen saa esittää kolmen viikon jaksoa kohtaan ja kuinka monta vapaata viikonloppua on kolmen viikon jaksoa kohtaan. Lisäksi kysyttiin, millä menetelmällä työvuorosuunnittelu yksikössä toteutetaan ja kuka työvuorosuunnittelun yksikössä toteuttaa.   

Osaamista ei kirjata systemaattisesti ylös 

Suurin osa kyselyn vastaajista vastasi, ettei työntekijöiden osaamista ollut määritetty kirjallisesti. Esihenkilönä työskentelevistä vastaajista suurin osa kuitenkin vastasi, että osaamiseen liittyvää tietoa hyödynnetään työvuorosuunnittelussa. Tämä osoittaa, että hiljaisen tiedon hyödyntäminen on osaamiseen liittyen yleistä. Hyvinvointialueen tulee pyrkiä siihen, että tietojärjestelmät tukevat henkilöstövoimavarojen johtamista tietoon perustuen. Hyvinvointialueella tulee olla käytössä älykkäät työvoimahallinnan järjestelmät, jotka mahdollistavat osaamisen systemaattisen kirjaamisen sekä hyödyntämisen. Näin voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä sekä työntekijöiden että asiakkaiden näkökulmasta.   

Työvuorosuunnittelun tavat vaihtelevat  

Koska työvuorosuunnittelua toteutetaan eri organisaatioissa ja yksiköissä hyvin erilaisten menetelmien kautta, kyselyssä kysyttiin myös työvuorosuunnittelun toteuttamisen menetelmää sekä siihen liittyviä pelisääntöjä. Kyselyn vastausten perusteella yleisin tapa toteuttaa työvuorosuunnittelu on autonominen tai yhteisöllinen työvuorosuunnittelu, jossa työntekijät suunnittelevat työvuorot ja esihenkilö vahvistaa suunnitellun listan. Myös perinteinen tapa toteuttaa työvuorosuunnittelu on kyselyn vastausten perusteella melko yleinen. Perinteisessä mallissa työntekijät saavat esittää määrätyn määrän priorisoitavia toiveita, useimmiten kolme kappaletta, ja esihenkilö suunnittelee koko yksikön työvuorolistan näiden tietojen valossa. Työvuorosuunnittelun toteuttajana toimi useimmiten lähiesihenkilö, mutta toisinaan myös työyhteisön jäsen suunnitteli työvuorot. Kyselyn vastaukset osoittivat myös sen, että työvuorosuunnittelussa käytetty menetelmä ei ole kaikille työntekijöille selvä. Tämä korostaa sitä, että työvuorosuunnitteluun liittyviä käytäntöjä ja pelisääntöjä tulee käsitellä yksiköissä säännöllisesti työntekijöiden kanssa.   

Työvuorosuunnitteluun ollaan tyytyväisiä, mutta hajontaakin on 

Kyselyn vastaajat olivat tyytyväisiä työvuorosuunnitteluun, mutta vastauksissa esiintyi myös hajontaa. Yksilöllisten toiveiden huomioimiseen oltiin tyytyväisiä, mutta sen sijaan koko yksikön oikeudenmukaisuuden toteutuminen koettiin heikommaksi, vaikka siihenkin oltiin melko tyytyväisiä. Koska ero kuitenkin oli selkeä, on syytä pohtia, heikentääkö yksilöllisten toiveiden ja mieltymysten toteuttaminen työvuorosuunnittelussa koko yksikön oikeudenmukaisuutta.   

Työvuorosuunnitteluun liittyvää tyytyväisyyttä syytä ajoittain mitata 

Toteutetun kyselyn perusteella voidaan todeta, että työvuorosuunnitteluun liittyvää tyytyväisyyttä on syytä ajoittain mitata. Työvuorosuunnitteluun liittyvään tyytyväisyyden mittaaminen tuottaa tärkeää tietoa työvuorosuunnittelun toteuttamisesta, siihen liittyvästä tyytyväisyydestä sekä ilmiöistä tyytyväisyyden takana. Kysely tulee jatkossa toteuttaa niin, että tietoa voidaan tarkastella ja hyödyntää yksikkötasolla. Tämä onnistuu, kun tulevan hyvinvointialueen organisoituminen on valmis ja kustannuspaikat ovat tiedossa. Tulevaisuudessa työvuorosuunnitteluun liittyvää tyytyväisyyttä olisi mielenkiintoista mitata myös avointen kysymysten avulla, mutta tässä tapauksessa analyysi pitäisi pystyä toteuttamaan teknologiaa hyödyntäen.