Kangasalla lähdettiin mukaan työvuorosuunnittelun pilottiin: työvuorotoiveet toteutuneet, olennaista taustatiedot ja yhteistyö

Anu Valkama työskentelee Superin päätoimisena pääluottamusmiehenä Kangasalla, ja hän toimii myös yhteistoimintaelimen puheenjohtajana Pirkanmaan hyvinvointialueella. Kangasalla toimiva palvelutalo Jalmarin koto lähti kesällä 2022 mukaan palvelutarvelähtöisen keskitetyn työvuorosuunnittelun pilottiin. Niin ikään Kangasalla toimiva tehostetun palveluasumisen yksikkö Rikun ryhmäkoti on juuri lähtenyt pilottiin mukaan.

Pääluottamusmies Anu Valkama toteaa, että kokemuksia uudesta työvuorosuunnittelun mallista on tähän mennessä kertynyt lähinnä Jalmarin kodosta, jossa esihenkilö on tehnyt työvuorolistat ennen pilottiin mukaan lähtemistä.

– Rikun ryhmäkoti on vasta aloittamassa pilotissa, joten siitä ei ole vielä käytännön kokemusta. Pilotti laajenee loppuvuoden aikana myös muihin tehostetun palveluasumisen yksiköihin Kangasalla, Valkama kertoo.

Järjestelmästä puuttuivat taustatiedot

Valkama toteaa, että erilaiset työvuorosuunnitteluun liittyvät taustatekijät on vietävä erittäin tarkasti järjestelmään.

– Jalmarin kodossa katsoimme Tehyn pääluottamusmiehen kanssa läpi suunnitellut ja toteutuneet listat, ja tässä kohtaa huomasimme ongelman. Pilotissa työskentelevien resurssisuunnittelijoiden tekemä lista ei täsmännyt julkaistun listan kanssa, sillä esihenkilö oli joutunut tekemään listaan muutoksia. Syyksi paljastui muun muassa se, ettei järjestelmään ollut viety kaikkia tarpeellisia taustatietoja esimerkiksi henkilöstön elämäntilanteisiin ja mieltymyksiin liittyen. Kun sitten esihenkilö joutui kovasti muokkaamaan suunniteltua työvuorolistaa, lopputulos oli hyvin erilainen kuin alkuperäinen suunniteltu lista, Valkama selittää.

Valkama huomauttaa, ettei alkuperäisissä listoissa ollut juurikaan moitittavaa.

– Katsoimme resurssisuunnittelijoiden tekemiä listoja, ja ihan hyviltä ne listat työntekijöidenkin näkökulmasta näyttivät. Toiveet oli saatu toteutettua, ja samoin viikonloppuvapaat olivat toteutuneet niin, että kolmea viikkoa kohti oli yksi vapaa viikonloppu.

– Kun tämä taustatieto-ongelma meillä havaittiin, henkilöstöltä ruvettiin keräämään taustatietoja, jotta ne saadaan vietyä järjestelmään ja siten tulevat huomioiduiksi työvuorosuunnittelussa.

Olennaista tehdä taustatyö huolella

Valkama painottaa omaan kokemukseensa pohjautuen, että kun uudet yksiköt lähtevät mukaan työvuorosuunnittelun toimintamalliin, olennaista on tehdä aloituksessa taustatyö huolella ja viedä kaikki tarvittavat työvuorosuunnitteluun vaikuttavat tekijät järjestelmään.

– Silloin onnistumisen mahdollisuudet ovat paljon paremmat. Jos erilaisia mieltymyksiä ja työntekijöiden tilanteita ja tarpeita aletaan huomioida vasta siinä vaiheessa, kun työvuorolistat on jo suunniteltu, listat erittäin todennäköisesti menevät sekaisin.

Valkama lisää, että työntekijöiden omien toiveiden, tarpeiden ja tilanteiden huomioiminen huolettaa henkilöstöä kaikista eniten.

– Henkilöstöä puhututtaa juuri se, miten esimerkiksi mieltymykset ja perhetilanteet saadaan huomioitua tässä uudessa mallissa ja miten henkilöstöllä säilyy vaikuttamisen mahdollisuus tähän. Pelätään esimerkiksi, ettei enää saakaan tehdä aamupainotteista työtä, jos on aiemmin sellaista saanut tehdä. Tähän asti listat on kuitenkin tehnyt se lähiesihenkilö, joka tuntee työntekijät ja tekee suunnittelua lähellä henkilöstöä.

Keskustelu ja yhteistyö auttavat ongelmakohdissa

Valkama kertoo, että uuden toimintamallin myötä resurssien jakautumista on alettu tarkastella enemmän.

– Resurssien järkevä jakautuminen on tärkeää, ja tästä olemme yhdessä pääluottamusmiesten kanssa käyneet keskustelua. Myös työntekijöiden ja esihenkilöiden kanssa on yhdessä keskusteltu siitä, miten resurssit saataisiin jaettua eri tavalla listalle niin, että ne palvelisivat sekä henkilöstön että asiakkaiden tarpeita. Tässä yhteydessä on pohdittu erityisesti sairaanhoitajien ja hoiva-avustajien resurssien jakautumista.

Valkama pitää tärkeänä ylipäätään avointa keskustelua siitä, mistä syistä mahdolliset ongelmat listasuunnittelussa johtuvat, jotta niihin voidaan myös hakea ratkaisuja.

– Jos listat eivät ole toivotunlaiset, on tärkeää käydä keskustelua siitä, missä kohdissa ongelmat syntyvät. Johtuvatko ne kenties tausta-aineiston puutteellisuudesta, suunnittelusta vai mistä? Lisäksi suunnittelussa pitäisi pystyä ottamaan huomioon se, että kokeneiden ja kokemattomampien työntekijöiden vuorot jakautuvat tasaisesti. Tästä syystä myös henkilöstön osaaminen on tärkeää viedä tarkasti ohjelman taustatietoihin.

– Pilotti on sujunut hyvässä yhteishengessä myös pilotissa työskentelevien kanssa.

Uusi toimintamalli edistää tasapuolisuutta

Uusi toimintamalli antaa Valkaman mukaan paremmat mahdollisuudet henkilöstön tasapuoliseen kohteluun.

– Työvuorosuunnittelulla on henkilöstölle tosi iso merkitys työssä jaksamisen kannalta.  Pääluottamusmiehenä minun on toisaalta katsottava kokonaisuutta yksittäisen työntekijän sijaan. Työvuorosuunnittelu ei myöskään saa päästä muodostumaan vallankäytön välineeksi työyhteisössä.

Valkaman mukaan jonkin verran on ollut keskustelua siitä, että halutaan palata entiseen malliin.

– Tällaista puhetta on jonkin verran ollut, ja siksi esihenkilö teki henkilöstölle kyselyn asiasta, eli henkilöstö sai vaikuttaa asiaan. Äänestystulos ei kuitenkaan viitannut siihen, että enemmistö olisi halunnut palata vanhaan.

Työvuorosuunnittelun uudistamiseen liittyviä yleisimpiä kysymyksiä vastauksineen on koottu hyvinvointialueen verkkosivuille. Kysymyspalstaa päivitetään valmistelun edetessä.