Hyppää sisältöön
6.6.2022

Automatisointi nopeuttaa lähetteiden käsittelyä gastroenterologian poliklinikalla

Taysin gastroenterologian poliklinikalla on automatisoitu lähetteiden käsittely jo puolitoista vuotta sitten. Automatisointi on nopeuttanut lähetteiden käsittelyä, säästänyt lähetesihteerin työaikaa ja luonut yhtenäisen merkintätavan. Automatisointi tuli tarpeeseen: vuonna 2020 gastrolle tuli reilut 7000 lähetettä ja vuonna 2021 niitä oli jo 12 600. Näistä 67 % on ulkoisia lähetteitä, joita automatisointi koskee.

Lähetesihteeri Eevaleena Diallo.

Julkiseen sairaanhoitoon pääsy edellyttää lähetettä, paitsi jos kyseessä on päivystyksellinen asia. Saapuvien lähetteiden käsittelyn digitalisointi ei suoraan näy asiakkaalle, mutta sujuvoittaa prosessia merkittävästi. 

Lähetesihteeri Eevaleena Diallo vastaanottaa kaikki gastroenterologian poliklinikan lähetteet, myös Sastamalan, Valkeakosken ja Hatanpään lähetteet. Lähetteitä saapuu toista tuhatta kuukaudessa.

-Onneksi tartuimme automatisoinnin mahdollisuuksiin, sillä lähetemäärä on kasvanut reilusti. Arvioin, että automatisointi säästää työaikaani ainakin puoli tuntia päivittäin, kertoo Diallo.

Robotti kirjaa lähetteet sisään, tarkistaa potilaan yhteystiedot lähetteestä ja täyttää maksusitoutumustiedot. Robotille on syötetty tieto eri kuntiin liittyvistä sopimuksista, ja robotti tekee sopimuksen mukaisen maksusitoumustiedon.

-Aivan mahtava apu, enää ei tarvitse esimerkiksi miettiä, mihin alueeseen joku kunta kuuluu, kertoo Diallo. Jos kunta ei kuulu minkään robotille opetetun sopimuksen piiriin, siinä tapauksessa lähete tulee meille hoidettavaksi poikkeusraportilla, hän jatkaa.

Automatisointi takaa yhteneväisen ja virheettömän merkintätavan.

 -Kiireessä yksittäisten yhteystietojen tarkastaminen ei ole aina ollut mahdollista. Hienoa, että nyt puhelinnumerot päivittyvät lähetteen mukaisiksi, sanoo Diallo.

Toistaiseksi gastroenterologian lähetteet koritetaan vielä manuaalisesti, mutta tähänkin toivotaan tulevaisuudessa ratkaisua. Ongelmia voivat aiheuttaa epäselvät ja tulkintaa vaativat lähetteet.

Urologian poliklinikalla myös korittaminen, eri lähetteiden jakaminen eri asiantuntijoille, on jo käytössä.

Aiemmin lähetesihteeriä odotti maanantaisin myös viikonlopun lähetteiden tarkastaminen, mutta nyt homma onkin jo hoitunut viikonlopun aikana. Robotti nimittäin sisäänkirjaa kaikki lähetteet kerran tunnissa, myös viikonloppuisin. Se ei ole riippuvainen sihteerin työajasta.

 -Lääkäritkin pääsevät nopeammin lukemaan lähetteitä, esimerkiksi viikonloppuna päivystävä lääkäri voi suoraan nähdä lähetteet ja poimia korittamattomia, vaikka sihteeri ei ole töissä, kertoo Diallo.

Automatisoinnin käyttöönotossa apuna on Taysin robotiikkatiimi, digihoitaja Olli Tasso ja suunnittelija Julle Kuusisto.

 -Minun ei tarvinnut opetella mitään uusia ohjelmia, mutta robotille piti toki ”opettaa” meidän prosessit, kertoo Diallo.

Robotti lähettää lähetesihteerille joka päivä poikkeuslistan lähetteistä, joita se ei ole pystynyt käsittelemään. Alussa näitä poikkeuksia tuli paljon.

 -Alussa vaati hieman vaivannäköä, että selvitimme, miksi robotti ei pystynyt lähetettä käsittelemään. Sen jälkeen asia voitiin korjata.

Nykyään poikkeusraportilla ei aina ole yhtäkään tapausta, kertoo Diallo.

Paula Pasanen