Asianhallinnan ja päätöksenteon rekisteri

Rekisterin nimi

Asianhallinnan ja päätöksenteon rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin vastuuhenkilö

Arkistopäällikkö
Palvelukeskus/Tietohallinto ja teknologia, asiakirjahallinto

Rekisterin yhteyshenkilö

Riikka Lämsä, suunnittelija
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Paula Eeva, tietosuoja-asiantuntija
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän lakisääteisten tehtävien hoitaminen ja julkisen vallan käyttö. Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmässä käsitellään sairaanhoitopiirin hallinnollisia asioita ja asiakirjoja sekä valmistellaan ja tehdään viranhaltija- ja toimielinpäätöksiä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Lakisääteinen velvoite
  • Julkisen vallan käyttö

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin postitse ja sähköpostitse saapuvat sekä sairaanhoitopiirissä muodostettavat asiakirjat ja niiden käsittelystä kertyvä tieto.

Rekisteriin tallennettavien asioiden ja asiakirjojen tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti. Asioiden ja asiakirjojen käsittelystä tallentuu järjestelmän käyttäjien nimi- ja sähköpostiosoitetietoja. Lisäksi asiat ja asiakirjat voivat sisältää asianosaisten, viranomaisten, sopimuskumppaneiden ym. henkilöiden tietoja, kuten nimen, nimikkeen, henkilötunnuksen tai syntymäajan, yhteystietoja, työ- ja koulutustietoja sekä terveyttä koskevia tietoja. Rekisteriin tallennetaan vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät henkilötiedot.

Julkisuuslain mukaisesti (JulkL 24 § 1 mom) osa rekisterin asioista ja asiakirjoista on julkisia, osa salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Potilaat, asiakkaat ja muut yksityishenkilöt, sairaanhoitopiirin henkilöstö ja luottamushenkilöt sekä viranomaiset, yritykset ja yhteisöt.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen asianosaisille, viranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja laitoksille. Julkisia asiakirjoja luovutetaan julkisuuslain (JulkL 622/1999) mukaisesti. Toimielinpäätöksenteon julkiset päätökset ja liitteet sekä osa viranhaltijapäätöksistä julkaistaan kuntalain (KuntaL 410/2015 140 §) ja sairaanhoitopiirin ohjeistuksen mukaisesti yleisessä tietoverkossa osoitteessa www.tays.fi/poytakirjat. Lisäksi julkiset asiat ja asiakirjat julkisilta osiltaan julkaistaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin intranetissä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti Viksu-järjestelmässä, paitsi seuraavat KuntaToimisto-järjestelmässä:

  • Asiarekisteri 1996–1.5.2015 ja toimielinten käsittelemät asiat 2.5.2015–31.12.2018
  • Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen 2001–2018
  • Osa ennen 1.1.2019 laadituista viranhaltijapäätöksistä liitteineen

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti käsiarkistoissa, kirjaamossa ja päätearkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa arkistopäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.