Kehitysvammapalveluiden asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Kehitysvammapalveluiden asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Tays Kehitysvammapalvelut
PL 1000, 37101 Nokia
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin vastuuhenkilö

Nina Bjelogrlic-Laakso, vastuualuejohtaja
Tays Kehitysvammapalvelut, erityishuollon asiantuntijapalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Seija Mäntylä, johdon sihteeri
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Ulla Tähkänen, palvelusihteeri
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Tietosuojavastaava

Puhelin 03 311 69090
sähköposti tietosuojavastaava@pshp.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin tietoja käytetään

  • asiakkaan tutkimusten, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
  • Tays Kehitysvammapalveluiden oman toiminnan tilastointiin ja seurantaan
  • Tays Kehitysvammapalveluiden oman toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
  • asiakkaan tutkimusten, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden laskutukseen
  • terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittämiseen
  • tieteelliseen tutkimukseen ja opetustoimintaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

  • EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
  • Tietosuojalaki 1050/2018
  • Arkistolaki 831/1994
  • Laki kehitysvammaisten erityishuollosta 519/1977
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 734/1992
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 784/2021
  • Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä 552/2019

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan tutkimuksen, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät mm.

  • asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
  • alaikäisen asiakkaan huoltajan tietoja
  • asiakkaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja
  • asiakasmaksujen käsittelyn vaatimia tietoja.

Tays Kehitysvammapalveluiden asiakkaiden erikoissairaanhoitoa koskevat tiedot tallennetaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin potilasrekisteriin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan palvelun järjestämisen yhteydessä asiakkaalta, hänen huoltajaltaan, edunvalvojaltaan tai nimetyltä yhteyshenkilöltään, Digi- ja väestötietovirastolta, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä sekä yksityisiltä ammatinharjoittajilta, muilta viranomaisilta (sosiaalihuollon asiakaslaki 812/2000 20 §) sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta (tahdosta riippumaton erityishuolto).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan

  • tutkimukseen, hoitoon, kuntoutukseen sekä sosiaalipalveluihin liittyen muille sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksiköille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
  • lainsäädännön perusteella Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (tahdosta riippumaton erityishuolto)
  • lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin sekä viranomaisille ja vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
  • laskutukseen liittyen tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
  • tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
  • asiakkaalle itselleen tai hänen lailliselle edustajalleen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti asiakastietojärjestelmässä ja muissa asiakkaan hoitoon ja kuntoutukseen liittyvissä tietojärjestelmissä.

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelman ja lainsäädännön mukaisesti Tays Kehitysvammapalveluiden lähiarkistossa sekä Pirkanmaan sairaanhoitopiirin keskusarkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on asiakasrekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö ja lähetä se rekisterin yhteyshenkilölle Tays Kehitysvammapalveluihin. Tietojen tarkastus toteutetaan Tays Kehitysvammapalveluiden yksikössä hoidon tai kuntoutuksen aikana tai erikseen sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää asiakasrekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö ja lähetä se Tays Kehitysvammapalveluihin. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.


Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löytyy Rekisteröidyn oikeudet -sivulta.