Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri

Rekisterin nimi

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin vastuuhenkilö

HR-johtaja
Yhtymähallinto

Rekisterin yhteyshenkilö

Hannele Grönlund, HR-järjestelmäasiantuntija
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Hanna Heiskanen, henkilöstösihteeri
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstörekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, toimihenkilöitä, luottamushenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita.

Henkilöstöhallinnon rekisteriä käytetään:

• henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
• luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen sekä lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
• tutkimustoiminnan apurahojen maksatukseen
• eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoitoon, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työehtosopimusten toimeenpanoon
• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden, rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmalliseen täyttämiseen
• henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon ja johtamisen välineenä
• toiminnan seurantaan ja tilastointiin

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen työntekijän ja työnantajan välillä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
• nimikirjalaki (1010/1989)
• laki naisten ja miesten välisestä tasaarvosta (609/1986)
• yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
• laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
• laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
• asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
• tartuntatautilaki (1227/2016)
• työsopimuslaki (55/2001)
• työaikalaki (605/1996)
• vuosilomalaki (162/2005)
• työterveyshuoltolaki (1383/2001)
• säteilylaki (859/2018)
• sairausvakuutuslaki (1224/2004)
• hallintolaki (434/2003)
• kuntalaki (410/2015)
• arkistolaki (831/1994) sekä
• muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöstörekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystietoja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuksesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:

• henkilön palvelussuhdeasiakirjat
• henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
• työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
• lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
• työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
• sijaisvälitysjärjestelmän tiedot
• luottamushenkilörekisteri, joka sisältää mm. tiedon poliittisesta vakaumuksesta ja toimielinjäsenyydet
• käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
• työvaateautomaatin tiedot
• henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
• HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulutustiedot)
• Web-tallennusjärjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaololomakkeet)
• rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
• matkalaskujärjestelmän tiedot
• raportointijärjestelmän tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstörekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytointivaiheessa. Virka- tai palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja virka- tai palvelussuhteen/suhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen. Henkilötietoja luovutetaan:

• ammattijärjestöille
• eläkevakuutusyhtiöille
• Kansaneläkelaitokselle
• pankeille
• veroviranomaiselle
• kansalliselle tulorekisterille
• puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
• Säteilyturvakeskukselle
• Tilastokeskukselle
• työmarkkinalaitokselle
• työterveyshuoltoon
• työvoimaviranomaisille
• ulosottoviranomaisille
• vakuutusyhtiöille

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.

Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja sairaanhoitopiirin päätearkistossa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytointiin tai palvelussuhdeasioiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa HR-järjestelmäasiantuntija yhdessä palvelussuhdeyksikön henkilöstön kanssa.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löytyy Rekisteröidyn oikeudet -sivulta.