Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri
Rekisterin nimi
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri
Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611
Rekisterin vastuuhenkilö
HR-johtaja
Yhtymähallinto
Rekisterin yhteyshenkilö
Hannele Grönlund, HR-järjestelmäasiantuntija
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi
Rekisterin varayhteyshenkilö
Hanna Heiskanen, henkilöstösihteeri
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi@pshp.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöstörekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, toimihenkilöitä, luottamushenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita.
Henkilöstöhallinnon rekisteriä käytetään:
- henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
- luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen sekä lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
- tutkimustoiminnan apurahojen maksatukseen
- eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoitoon, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työehtosopimusten toimeenpanoon
- henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden, rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmalliseen täyttämiseen
- henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon ja johtamisen välineenä
- toiminnan seurantaan ja tilastointiin
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen työntekijän ja työnantajan välillä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)
- laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)
- nimikirjalaki (1010/1989)
- laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
- yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
- laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
- laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
- asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
- tartuntatautilaki (1227/2016)
- työsopimuslaki (55/2001)
- työaikalaki (605/1996)
- vuosilomalaki (162/2005)
- työterveyshuoltolaki (1383/2001)
- säteilylaki (859/2018)
- sairausvakuutuslaki (1224/2004)
- hallintolaki (434/2003)
- kuntalaki (410/2015)
- arkistolaki (831/1994) sekä
- muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.
Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöstörekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystietoja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuksesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään vain henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.
Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:
- henkilön palvelussuhdeasiakirjat
- henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
- työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
- lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
- työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
- sijaisvälitysjärjestelmän tiedot
- luottamushenkilörekisteri, joka sisältää mm. tiedon poliittisesta vakaumuksesta ja toimielinjäsenyydet
- käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
- työvaateautomaatin tiedot
- henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
- HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulutustiedot)
- Web-tallennusjärjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaololomakkeet)
- rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
- matkalaskujärjestelmän tiedot
- raportointijärjestelmän tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöstörekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytointivaiheessa. Virka- tai palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja virka- tai palvelussuhteen/suhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotiedoista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen. Henkilötietoja luovutetaan:
- ammattijärjestöille
- eläkevakuutusyhtiöille
- Kansaneläkelaitokselle
- pankeille
- veroviranomaiselle
- kansalliselle tulorekisterille
- puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
- Säteilyturvakeskukselle
- Tilastokeskukselle
- työmarkkinalaitokselle
- työterveyshuoltoon
- työvoimaviranomaisille
- ulosottoviranomaisille
- vakuutusyhtiöille
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Rekisteritietojen säilytys ja suojaus
Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti henkilöstöhallinnon tietojärjestelmissä, sähköisessä arkistossa sekä suojatulla verkkolevyllä.
Paperiaineisto säilytetään Pirkanmaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti palvelussuhdeyksikön lähiarkistossa ja sairaanhoitopiirin päätearkistossa.
Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.
Työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytointiin tai palvelussuhdeasioiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.
Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa HR-järjestelmäasiantuntija yhdessä palvelussuhdeyksikön henkilöstön kanssa.
Tarkastusoikeus
Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.
Tiedon korjaaminen
Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.
Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löytyy Rekisteröidyn oikeudet -sivulta.