Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri

Rekisterin nimi

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin henkilöstörekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin vastuuhenkilö

HR-johtaja, yhtymähallinto
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin yhteyshenkilö

Tampereen yliopistollinen sairaala
Henkilöstöpäällikkö
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611

Tietosuojavastaava

Puhelinvaihde 03 311 611
sähköposti tietosuojavastaava@pshp.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöstörekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisiä tai entisiä viranhaltijoita, toimihenkilöitä, luottamushenkilöitä, sijaisia, työharjoittelijoita tai opiskelijoita.

Henkilöstörekisterin tietoja käytetään:

• henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
• luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen sekä lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen
• tutkimustoiminnan apurahojen maksatukseen
• eläkesäännön mukaisten eläkkeiden maksatuksen hoitoon, lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työehtosopimusten toimeenpanoon
• henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden, rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden suunnitelmalliseen täyttämiseen
• henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon ja johtamisen välineenä
• toiminnan seurantaan ja tilastointiin

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen työntekijän ja työnantajan välillä. Henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679), sekä tietosuojalaki (1050/2018)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• tietoyhteiskuntakaari (917/2014)
• nimikirjalaki (1010/1989)
• laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
• yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
• laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
• laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
• asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (564/1994)
• tartuntatautilaki (1227/2016)
• työsopimuslaki (55/2001)
• työaikalaki (605/1996)
• vuosilomalaki (162/2005)
• työterveyshuoltolaki (1383/2001)
• sairausvakuutuslaki (1224/2004)
• hallintolaki (434/2003)
• kuntalaki (410/2015)
• arkistolaki (831/1994) sekä
• muu henkilöstöhallintoa säätelevä erityislainsäädäntö.

Henkilötietoryhmät

Henkilöstörekisteri koostuu asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten nimi, syntymäaika ja sukupuoli, yhteystietoja, koulutushistoriatietoja sekä rekrytointivaiheessa saatuja tietoja aiemmasta työkokemuksesta ja taidoista. Lisäksi henkilöstörekisterissä ylläpidetään palkkaukseen ja palvelussuhteeseen liittyviä tietoja, täydennyskoulutus- ja poissaolotietoja sekä työhyvinvoinnin prosesseihin liittyviä tietoja. Rekisteriin merkitään henkilöstöhallinnon hoitamisen kannalta vain tarpeelliset ja välttämättömät tiedot.

Henkilöstörekisteri on kokonaisuus, joka koostuu seuraavista osarekistereistä:

• henkilön palvelussuhdeasiakirjat
• henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tiedot
• työvuorotaulukoiden suunnittelu- ja laskentajärjestelmän tiedot
• lääkäreiden päivystyskorvausten laskentajärjestelmän tiedot
• työajan käytön seurantajärjestelmän tiedot
• sijaisten välitysjärjestelmän tiedot
• luottamushenkilörekisteri (sisältää tiedon poliittisesta vakaumuksesta, toimielinjäsenyydet)
• käyttäjätunnus- ja käyttöoikeusrekisteri
• lääkäri- ja leikkaussalihoitajarekisterit
• henkilöstöhallinnon sähköinen arkisto
• työterveyshuollon potilasrekisteri
• HRM-järjestelmän tiedot (vuosilomat, kehityskeskustelut, osaamisen arviointi, koulutustiedot, sijaisten välitykseen liittyvät tiedot)
• web-tallennus-järjestelmän tiedot (työsopimus- ja virkamääräyslomakkeet, poissaololomakkeet)
• rekrytointijärjestelmän tiedot (työpaikkahakemukset)
• matkalaskujärjestelmän tiedot
• raportointijärjestelmän tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöstörekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöiltä itseltään rekrytointivaiheessa. Virka- tai palvelussuhteen aikana henkilörekisteriin kertyy tietoja virka- tai palvelussuhteen/-suhteiden tiedoista sekä esimerkiksi täydennyskoulutus- ja poissaolotiedoista.

Profilointi tai automaattinen päätöksenteko

Henkilöstön tietojen käsittelyyn ei liity profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn ulkoistus sopimuksella

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymään kuuluville konserniyhtiöille ja/tai ulkopuoliselle palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän lukuun esimerkiksi tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin tai sovellustukipalveluihin liittyen. Tällaisissa tapauksissa tietosuojaan liittyvät vaatimukset on varmistettu yhteistyökumppanien kanssa kirjallisin sopimuksin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstön tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain lakisääteiseen velvoitteeseen tai työnantajavelvoitteen hoitamiseen perustuen. Henkilötietoja luovutetaan:

• ammattijärjestöille
• eläkevakuutusyhtiöille
• Kansaneläkelaitokselle
• pankeille
• veroviranomaiselle
• puolueille (luottamushenkilöiden tietoja)
• tilastokeskukselle
• työmarkkinalaitokselle
• työterveydenhuoltoon
• työvoimaviranomaisille
• ulosottoviranomaisille sekä
• vakuutusyhtiöille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle.

Tietojen suojaus

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tietoja saavat käsitellä vain rekrytointiin tai palvelussuhdeasioiden hoitamiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Henkilötietojen säilytysajan määrittäminen

Henkilöstön tiedot säilytetään ja hävitetään lakisääteisten velvoitteiden ja sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löytyy Rekisteröidyn oikeudet -sivulta. Lisätietoja oikeuksista saa myös Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän kirjaamosta.