Tays Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri 

Rekisterin nimi

Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri 

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä
Tays Kehitysvammahuolto
PL 2000, 33521 Tampere
puhelinvaihde 03 311 611

Rekisterin vastuuhenkilö

Vastuualuejohtaja ja ylilääkäri
Tays Kehitysvammahuolto, erityishuollon asiantuntijapalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Nina Bjelogrlic-Laakso, ylilääkäri
Puhelin: 03 311 611 (vaihde)
Sähköposti: etunimi.sukunimi-sukunimi@pshp.fi

Tietosuojavastaava

Puhelin 03 311 69090
sähköposti tietosuojavastaava@pshp.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kehitysvammahuollon asiakasrekisteri on perustettu Tays Kehitysvammahuollon toimintayksiköiden käyttöä varten. Asiakasrekisteriä käytetään

  • asiakkaan tutkimusten, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
  • Tays Kehitysvammahuollon oman toiminnan tilastointiin ja seurantaan
  • Tays Kehitysvammahuollon oman toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
  • asiakkaan tutkimusten, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden laskutukseen
  • terveyden- ja sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittämiseen
  • tieteelliseen tutkimukseen ja opetustoimintaan

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterin pito perustuu mm. lakiin potilaan asemasta ia oikeuksista, lakiin sosiaalihuollon asiakasrekisteristä, lakiin kehitysvammaisten erityishuollosta, henkilötietolakiin sekä asiakasmaksulakiin. 

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan tutkimuksen, hoidon, kuntoutuksen ja sosiaalipalveluiden järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät mm.

  • asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esim. nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
  • alaikäisen asiakkaan huoltajan tietoja
  • asiakkaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä tietoja
  • asiakasmaksujen käsittelyn vaatimia tietoja.

Asiakasrekisteriin kuuluvat paperisen asiakaskertomuksen lisäksi muut asiakasasiakirjat ja sähköisissä asiakastietojärjestelmissä olevat tiedot, joilla tarkoitetaan asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestelyyn ja hoidon dokumentointiin käytettävien tietojärjestelmien muodostamaa kokonaisuutta. Tietojärjestelmistä, joilla ylläpidetään asiakastietoja, laaditaan lisäksi tietojärjestelmäselosteet. Tays Kehitysvammahuollon asiakkaiden erikoissairaanhoitoa koskevat asiat tallennetaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin potilasrekisteriin. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen omaisiltaan, lailliselta edustajaltaan tai edunvalvojaltaan, lääkäreiltä ja hoitohenkilökunnalta, suoritetuista tutkimuksista ja toimenpiteistä, tutkimuslaitteista, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntarjoajilta sekä Väestörekisterikeskukselta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Niitä ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumusta tai nimenomaista erityislainsäännöstä. Tarkemmat ohjeet asiakastietojen käytöstä ja luovutuksesta antaa asiakasrekisterin vastuuhenkilö.

Säännönmukaisesti asiakastietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus- , suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin. Asiakkaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa asiakkaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville. Asiakasrekisterin tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tunnisteellisia asiakastietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Asiakasasiakirjat ja -tiedot säilytetään ja hävitetään arkistolainsäädännön, viranomaismääräysten ja voimassa olevan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. 

Sähköiset tiedot säilytetään asiakastietojärjestelmässä ja muissa asiakkaan hoitoon ja kuntoutukseen liittyvissä tietojärjestelmissä, joista on laadittu erilliset rekisteriselosteet.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Asiakkaan hoitoon, kuntoutukseen ja tutkimukseen ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat sairaanhoitopiirin viranhaltijat ja työntekijät saavat käyttää asiakasasiakirjoja ja sähköisiä asiakastietoja asiakkaan hoidon, kuntoutuksen ja tutkimuksen yhteydessä. Sairaanhoitopiirin ulkopuoliset henkilöt (ei-palveluksessa olevat) saavat käyttöönsä asiakastietoja vain siinä yhteydessä, kun se on tarpeen silloin, kun he suorittavat toimeksiannosta sairaanhoitopiirin tehtäviä ja heille on annettu siihen oikeus.

Sähköisessä muodossa olevien tietojen käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, jotka poistetaan, kun henkilö eroaa palveluksesta. Käyttäjätunnukset annetaan käyttäjän omassa toimipisteessä, jossa käyttäjäkohtaisesti määritellään sallitut järjestelmät ja toimialueet. Käyttöoikeuden ja käyttäjätunnuksen saamiseksi henkilön on allekirjoitettava työaseman käyttäjän tietoturvasitoumus.

Asiakastietojen käyttöä valvotaan. Asiakastietojärjestelmien rekistereihin jää käsiteltäessä lokitieto, josta ilmenee mm. käsittelyn tapahtuma, ajankohta ja tiedon käsittelijä. Väärinkäyttöä epäiltäessä henkilö voi esittää asiasta kirjallisen selvityspyynnön.

Asiakasjärjestelmiin olevaa ulkoista yhteyttä valvotaan. Järjestelmät ja niiden käyttöä varten olevat laitteet säilytetään ulkopuolisilta suojattuina. Järjestelmien ylläpidosta on tehty käyttö- ja ylläpitosopimukset palvelun tuottajien kanssa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin yhteyshenkilö.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu tähän rekisteriin sekä pyynnöstä saada ne kirjallisina ja maksuttomasti kerran vuodessa. Tästä oikeudesta voidaan poiketa erityisestä syystä.

Mikäli asiakas haluaa tarkastaa tietonsa, hänen tulee toimittaa kirjallinen tarkastuspyyntö em. rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan ensisijaisesti ao. toimintayksikössä hoidon tai kuntoutuksen aikana tai erikseen sovitulla henkilökohtaisella käynnillä em. yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista. Tiedot voi antaa vain lääkäri.

Mikäli tarkastusoikeus evätään, potilaalle annetaan asiasta kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa ilmoitetaan epäämisen syy. Asiakas voi saattaa asian tietosuoiavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tiedon korjaaminen

Mikäli asiakas haluaa korjata tässä rekisterissä olevia tietojaan, hänen tulee toimittaa kirjallinen korjauspyyntö em. rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnössä tulee esittää miten tietoja halutaan muutettavaksi. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin em. vastuuhenkilö. Oikaisut rekisteriin tehdään rekisterin vastuuhenkilön antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisterissä havaitut selvät virheellisyydet korjataan oma-aloitteisesti ao. toimintayksikössä normaalin ylläpitomenettelyn ja rekisterin vastuuhenkilön antamien ohjeiden mukaisesti.

Mikäli oikaisuvaatimukseen ei suostuta, annetaan asiakkaalle asiaa koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.