Usein kysytyt kysymykset

Tältä sivulta löydät vastauksia sekä Tutkijan tietoiskussa  27.4.2022 esitettyihin että muuten usein esitettyihin kysymyksiin.   tallenne ja materiaalit PSHP:n intrassa. 

Höökin ja Hiekkalaatikon käyttö rekisteritutkimuksissa toisiolain mukaan 1.5.2022 jälkeen

Datan keräys ja säilytys ja analysointi
RedCapin käyttö
Hiekkalaatikon ohjelmat ja tuhoutuminen
Hiekkalaatikon tilaus
Laskutus ja veloitukset
Ongelmat ja muutokset käyttöympäristöön

Datan keräys, säilytys ja analysointi

Säilytetäänkö potilaiden koodilistat edelleen Lokerossa?

Kyllä, jos tutkimuksella on jo Lokero olemassa. Tunnisteelliset tiedot pitää toimittaa luovutusrekisteriin.

Voiko potilasdataa kerätä sekä Lokeroon ja Hiekkalaatikkoon? 

Uusissa rekisteritutkimuksissa aineistokeruu toteutetaan pääsääntöisesti Hiekkalaatikolle. Aineiston voi kerätä myös RedCapiin ja siirtää sieltä Hiekkalaatikkoon.

Siinä tapauksessa olemassa olevaan Lokeroon, jos tutkija, esimerkiksi kandi, kerää tiedot itse potilasteksteistä. Analysointi tehdään Hiekkalaatikossa.

Pyydetyt poiminnat toimitetaan suoraan Hiekkalaatikkoon. Erityistapauksessa, esimerkiksi, kun kliinikko poimii potilastietoa Findatalle, datan voi poimia sille osoitettuun tutkimuskansioon P-asemalle.

Muistitikkujen tms. käyttäminen on kielletty.

Miten aineistot arkistoidaan vaadittavaksi ajaksi?

Tämä on selvityksessä.

Tutkimuksessa on nykyään vahva pyrkimys aineistojen avaamiseen ja jakamiseen toisille tutkijoille. Miten aineistoa voi jakaa tai tallettaa pitkäaikaisesti, jos sitä ei saa ulos?

Vain tulosaineistoa voi jakaa ja tallentaa rajatta. Kerätty lähdeaineisto on tarkoitettu vain tietoluvan mukaiseen tarkasteluun kyseistä tutkimusta varten.

Pitääkö opetukseen käytettävä aineisto ja kehittämistyöhön liittyvän aineiston analysointi viedä myös Höökin Hiekkalaatikolle?

Kaikki sellainen aineisto, joka on toisiolain alaista, on analysoitava tietoturvallisessa työtilassa. 
Toisiolain alaista on se tieto, joka on kerätty johonkin muuhun alkuperäiseen tarkoitukseen (kuten hoitamiseen) kuin mihin sitä myöhemmin käytettäisiin (tutkimus, kehitys, opetus,..). Pääsääntöisesti esim. opetukseen käytettäviä PowerPointeja ei tarvitse viedä Hiekkalaatikkoon. Opetusmateriaalissa ei saa käyttää tunnisteellista tietoa.

Missä tutkijan pitäisi analysoida eri aikoina myönnettyjen tietolupien tutkimuksia?

Jos tietolupa on myönnetty ennen 1.5.2021, aineiston analysointia saa jatkaa entiseen tapaan siellä, missä aikaisemminkin. Kuitenkin, jos aineistoon tuodaan lisää muuttujia tai potilashavaintoja, aineisto on siirrettävä Lokerosta tai P-asemalta tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Istekki tekee siirron erillisellä tilauksella pshp.kayttotuki@pshp.fi.

Jos tietolupa on annettu määräaikaisena ajalla 1.5.2021 - 30.4.2022, tutkimuksen tietolupa päivitetään ja Hiekkalaatikon tilaus tehdään mahdollisimman pian.

Kaikki 1.5.2022 jälkeen myönnetyillä tietoluvilla tehtävät rekisteritutkimusten aineistojen analysoinnit ja datan käsittelyt pitää tapahtua tietoturvallisessa ympäristössä. Jos tutkija analysoi tietoa muissa ympäristöissä, on se tietosuojarikkomus.

  • Käyttöympäristön saamiseen voi mennä 1-2 viikkoa.
  • Käyttäjätunnusten saamiseen menee 1-2 vuorokautta.
  • Tutkija voi siirtää itse alle 30 Mb suuruiset tiedostot PSHP:n koneella tai hän voi pyytää Istekkiä tekemään aineiston siirron.

RedCapin käyttö

Onko Redcap käytettävissä siinä vaiheessa, kun tehdään tiedonkeruuta potilasasiakirjoista vai viedäänkö tiedot sinne tiedonkeruuvaiheen jälkeen?  

Mikäli kyseessä on toisiolain alainen rekisteritutkimus ja tietolupa 1.5.2021 tai sen jälkeen, on potilastiedon käsittelemisen tapahduttava Höökissä eli tietoturvallisessa työtilassa. 

RedCap-ohjelmaa voi myös käyttää tiedon tallentamiseen, mutta ei minkäänlaiseen tietojen käsittelemiseen. Jos tiedostoja yhdistetään toisiinsa esimerkiksi potilasnumeron avulla, on tämän tapahduttava Höökissä. 

Hiekkalaatikkon ohjelmat ja tuhoutuminen

Mitä ohjelmia hiekkalaatikko sisältää automaattisesti?

Kaikilla hiekkalaatikon käyttäjillä on käytössään seuraavat ilmaiset ohjelmat:

  • Java (uusin)
  • Visual studio code
  • Notepad++
  • Winmerge
  • Libre Office
  • R (desktop-versio)
  • Python

(Python ja R sisältävät yleisimmät käytössä olevat paketit)​.

Lisäksi kaikkiin työtiloihin asennettava Microsoftin Data Science Virtual Machine (DSVM) sisältää ohjelmat, jotka löytyvät ao. linkin kautta (sarake Windows Server 2019, poislukien internet yhteyttä vaativat ohjelmat):​

https://docs.microsoft.com/en-us/azure/machine-learning/data-science-virtual-machine/tools-included​

Tuleeko hiekkalaatikon tuhoutumisesta hälytys tutkijalle ennakkoon?

Hälytystä ei tule tällä hetkellä automaattisesti, mutta hälytys on kehityskohteena.

Hiekkalaatikko on avoin tutkijalle vain sen ajan, mikä siihen on etukäteen määritelty. Tämän jälkeen Hiekkalaatikko sulkeutuu ja kuusi kuukautta sulkeutumisen jälkeen kaikki tieto tuhoutuu. Tietoja ei pysty palauttamaan.

Hiekkalaatikon tilaus

Voiko samalla tilauksella tilata usealle tutkijalle tunnukset/oikeudet?

Samaa tutkimusta/tytötilaa koskevat käyttäjätunnukset voi tilata kaikki samalla sähköpostilla.

Onko tietolupalomake päivitetty?

Tietolupaa ei ole tarpeen päivittää, koska hiekkalaatikkotilaukset tehdään sähköpostiviestillä.

Mikäli Istekki toteuttaa osan tietohausta ja tutkija täydentää kliinisiä tietoja itse, riittääkö luovutusrekisteriä ajatellen Istekin automaattisesti tekemä ilmoitus?

Ei riitä, vaan kaikki täydennetyt hetut ja muuttujat tulee toimittaa myös ohjeen mukaan Istekille luovutusrekisteriin lisättäväksi. 

Ilmeisesti on tarkoitus kuitenkin jatkaa syventävien töiden lupia ja hakea niille kyseinen Hiekkalaatikko?

Rekisteritutkimuksen mukaista dataa voi käsitellä vain Höökin Hiekkalaatikossa. Odotetaan  yliopistolta vastausta, miten toimitaan syventävien töiden kanssa, ennen kuin tehdään tilauksia. 

Tarvitseeko yliopiston statistikko jatkossa PSHP tunnukset ja käyttöoikeudet hiekkalaatikkoon esimerkiksi SPSS:n käyttöön vai onko yliopistolla joku oma vastaava ympäristö?

Yliopistolla ei ole vastaavaa ympäristöä, joten yliopiston statistikon tekemä aineistojen analysointi tapahtuu jatkossa Höökissä pilvipalvelimella, kaksoistunnistuksen jälkeen. Höökin käyttöön ei tarvita PSHP:n käyttäjätunnusta tai vakioitua konetta.

Eli jos kandi kerää potilastiedot, voin itse viedä ne Hiekkalaatikkoon, eikä Tietopalvelun tai TUPAn laskutusta tule?

Kandien syväritöiden kustannukset ovat vielä avoimia. Hiekkalaatikon avaamisesta syntyy aina kustannuksia. 
 

Laskutus ja veloitukset

Mitä tietoturvallinen käyttöympäristö maksaa tutkijalle?

Kustannukset tietoturvallisessa käyttöympäristössä perustuvat tutkijan työtilan kokoon ja minuuttiveloitukseen. Jos työtila on käytössä kahdeksan tuntia päivässä, kustannuksia kertyy työtilan koon mukaan 50−4500 euroa kuukaudessa. Esimerkiksi peruspalvelimen kokoinen työtila maksaa noin 650 euroa kuukaudessa, jos kone on päällä kahdeksan tuntia päivässä.

Tutkija voi keskustella Hiekkalaatikon kustannusten kattamisesta toimi- tai vastuualueella. Pääsääntöisesti tutkija maksaa kulut itse.

Miten kontrolloida Hiekkalaatikon kustannuksia eli miten välttää yllätystonnit? Pystyykö tutkija itse tarkastamaan paljonko palvelinta on käyttänyt tiettyyn hetkeen mennessä?

Kustannuksia voi hallita sammuttamalla Hiekkalaatikon käyttökertojen välissä. Sammutus on tehtävä Höökin kautta, pelkkä oman tietokoneen sammuttaminen ei riitä.

Tilaaja voi välttää yllätyksiä asettamalla ”limittikaton” käytölle tilauksen yhteydessä. Kustannusten kertymistä voi seurata Höökin kautta. (tämä seurantaominaisuus myöhemmin käytössä) 

Entä mitä kustannuksia tulee, jos hiekkalaatikko sammuu ja täytyy herätellä uudelleen?

Tavanomaisesta hiekkalaatikon sulkemisesta ja käynnistämisestä ei tule kuluja. Tutkijan kuuluukin sulkea työtila aina poistuessaan, jotta se ei turhaan kerrytä kuluja. 

Kuuluuko koko hyvinvointialue tuohon hinnaston TA1-7 laatikkoon vai seuraavaan?

Hinnasto koskee kuluvaa vuotta, sillä hyvinvointialueen budjettirakenne tutkimuksen osalta on vielä avoin. Tays Tutkimuspalvelut palvelee koko hyvinvointialuetta jatkossa. 


Voiko maksamisen hoitaa tätä varten perustettavan yrityksen kautta?

Yritys voi maksaa hiekkalaatikon kustannukset. Laskutustiedot pitää tilauksessa antaa selkeästi. Katso tarkemmat ohjeet Hiekkalaatikon tilauksen ohjeista. 

Aiheuttaako uusien käyttäjäoikeuksien tilaaminen lisäkustannuksia?

Käyttäjäoikeuksien lisääminen ei aiheuta lisäkustannuksia.

Ongelmat ja muutokset käyttöympäristöön

Mitä teen seuraavissa tilanteissa?

Olen tilannut liian pienen palvelimen ja työskentely on hidasta?

Ota yhteys pshp.kayttotuki@pshp.fi isomman palvelimen tilaamiseksi.

Tilaamani hiekkalaatikon käyttöaika loppuu ennen kuin analyysi on valmis?

Hae jatkoaikaa tietolupaan ja laita muutostilaus tietoluvan kanssa osoitteeseen pshp.kayttotuki@pshp.fi. Päivitetystä tietoluvasta tulevat esille alkuperäisen tilauksen tiedot ja jatkoajan tarve.

Olen unohtanut käyttöympäristöni päälle, ympäristö on sulkeutunut ja käyttövaraus on lopussa?
Ota yhteys pshp.kayttotuki@pshp.fi ja pyydä avaamaan hiekkallaatikko uudelleen. Syntyneitä käyttökustannuksia ei hyvitetä.

  • Huom! Liitä näihin tilauksiin aina Viksupäätös ja tietolupa mukaan!