Hankinnan tekeminen Tays Tutkimuspalveluissa hallinnoitavalla tutkimusrahoituksella
1. Tee ensin käyttösuunnitelma tai sen muutos
2. Hankintaesityksen tekeminen
3. Tee hankintaesitys aina, jos hankinta on yli 1000 euroa tai se on laitehankinta
4. Hankintaesitystä ei tarvitse tehdä alle 1000 euron tai suorahankinnoista
5. Laitteet kirjataan tutkijan vastuualueelle
Rahoituksen käyttösuunnitelma tai käyttösuunnitelman muutos tehdään aina
- Valtion tutkimusrahoituksesta (VTR)
- Tays Tukisäätiön rahoituksesta ja
- OOO-hankkeiden rahoituksista (toimialueille toimitetaan erillinen ohje).
Säätiöiden rahoituksista tehdään käyttösuunnitelma, jos säätiö tms. sitä edellyttää.
Hankintaesityksen tekee projektipäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö ennen hankintaa. Esitys tehdään hankintaesityslomakkeella. Hankintaesitys lähetetään Tutkimuspalveluihin, jossa se tarkastuksen jälkeen hyväksytetään vastuualuejohtajalla. Vastuualuejohtaja hyväksyy Tutkimuspalveluissa hallinnoitavana olevan rahoituksen käytön.
Hankintaesitykseen tulee laittaa tarkat tiedot tai tarjous hankittavasta laitteesta.
a) Jos haluat hankkia laitteita, kuten pakastin, jääkaappi tai tutkimuslaitteita
- Tarjouksen/kilpailutuksen voi pyytää Tuomilogistiikalta (asiakaspalvelu@tuomilogistiikka.fi)
- Mikäli laitteen hinta on yli 10 000 e, pyydetään siitä vähintään 3 tarjousta.
- Yli 10 000 euron hankinnasta tehdään Tutkimuspalveluissa viranhaltijapäätös.
b) Jos haluat hankkia esim. kannettavan, iPadin tai muun tietoteknisen laitteen/tarvikkeen
- Kannettavien ja iPadien hankinnat tekee Istekki, tämä perustuu PSHP:n ja Istekin väliseen perustietotekniikan hankintasopimukseen. Hankinnassa käytetään sopimustoimittajia.
- Tietoa tuotteista löydät parhaiten sopimustoimittaja Dustinilta osoitteesta https://www.dustinhome.fi/, sitä kautta voit selvittää millaisen laitteen haluat
- Kun laite on selvillä, hintatiedon voi hankintaesitystä varten pyytää etukäteen Istekiltä (M304pshp@istekki.fi)
- Varsinkin kannettavat suositellaan valitsemaan yrityspuolen kautta, kuulokkeet, hiiret yms. voivat olla mitä vaan mallia.
- Laita viestiin, että olet hankkimassa laitetta tutkimusrahoituksella ja hankintaesitys tulee myöhemmin Tutkimuspalveluista.
- Vakioimatonta laitetta hankittaessa on hyvä huomioida, että asennukset, häiriö- ja vikatilanteet ovat erillislaskutettavaa työtä.
- Jos tutkija laittaa hankintaesitykseen muualta olevan kannettavan, katsotaan sama tai vastaava laite ja saatavuus sopimustoimittajalta. Mikä laite vaihtuu, sen hankkimiseen pyydetään hyväksyntä tutkijalta.
- Liitä hankittavan tuotteen malli-/hintatieto, linkki tuotteeseen tai tarjous hankintaesityksen mukaan, kun lähetät hankintaesityksen Tutkimuspalveluihin. Hankintaesitykseen on tärkeää kirjata tutkijan yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköposti) sekä tarkka sisäpostiosoite, minne laite halutaan toimitettavaksi. Hankinta etenee TUPAsta Istekille ja laite toimitetaan tutkijalle.
- Koska laite toimitetaan suoraan tutkijalle, pitää tutkijan tarkastaa, että laite on tilauksen mukainen.
- Tutkijalle toimitetaan laitteen saavuttua koneen PC-numeron sisältävä tarra, joka tulee liimata koneeseen.
c) Jos haluat hankkia puhelimen, ota ensin yhteys Anne Pyydönniemeen ohjeiden saamiseksi.
Vaihtoehdot
- PSHP:n leasingpuhelin (kuukausimaksu + puhelukulut)
- Puhelimen hankinta tutkimusrahoituksesta kertamaksulla, liittymä- ja puhelukulut hankkeelle.
Mikäli
- hankinta ylittää 1000 euroa (alv 0%)
- kyseessä on laitehankinta
- tai summa on pienempi, mutta tutkija haluaa, että hankinta tehdään Tutkimuspalvelujen kautta
tehdään aina hankintaesitys. Esitys lähetetään tutkijan omasta sähköpostista osoitteeseen anne.pyydonniemi@pshp.fi.
Laitteet, kuten kannettavat, iPadit, pakastimet ja puhelimet tms. hankitaan aina Tutkimuspalvelujen kautta. Tällöin laitteet tulevat samalla kirjatuiksi EQU-järjestelmään.
Mikäli hankintahinta on 10 000 - 60 000 euroa, pitää tehdä kilpailutus yhteistyössä Tuomilogistiikan kanssa. Joissakin rahoituksissa tai hankinnoissa kilpailutus toteutetaan myös alle 1000 euron hankinnoissa. Mikäli hankintahinta on yli 60 000 euroa, Tuomilogistiikka tekee aina kilpailutuksen ja hankinnan.
Hankintaesitystä ei tarvitse tehdä, jos tutkija itse hankkii/tilaa hankkeelle suorahankintana seuraavan tyyppisiä, alle 1000 euroa maksavia
- ohjelmistoja vakioimattomaan kannettavaansa, ei asennusta tms. PSHP:ltä
- IT-tarvikkeita (näyttö, jabra tms.), ei asennusta, huoltoa tms. PSHP:ltä
- muita tutkimukseen liittyviä pientarvikkeita.
Tutkijan tulee huomioida rahoituksen riittävyys ja rahoittajan ehdot tehdessään hankintoja itse.
Itse hankituista ja itse maksetuista hankinnoista toimitetaan Pirjo Pääkköselle
-
Maksuosoituslomake ja
- kuitit (pitää olla alkuperäiset) tai kopio tilitapahtumasta sekä
- dokumentti (esimerkiksi lasku) mitä on maksanut.
Muut, paitsi alkuperäiset kuitit, voi toimittaa sähköisesti.
Toimittajalta voi pyytää myös laskun, lue Laskutusohje- ja osoitteet tutkimuspalveluissa hallinnoitavien hankkeiden ostolaskuille ja toimi sen mukaan.
Kaikki tutkimusrahoituksella hankittavat laitteet kirjataan sen vastuualueen laitteiksi, jolla tai jonka kanssa yhteistyössä tutkija toimii. (Tutkimusyksikön vastuuhenkilön päätös § 247/2003). Laitteen omistava kustannuspaikka kirjataan hankintaesitykseen. Laite jää vastuualueen käyttöön tutkimuksen päätyttyä. Mikäli laite jää tarpeettomaksi, se poistetaan vastuualueelta PSHP:n ohjeistamalla menettelyllä.
Lisätiedot:
Käyttösuunnitelmat:
VTR ja tukisäätiö
OOO-hankkeet
Aila Kätkä, aila.katka@pshp.fi. puh. 050 520 1855
Säätiörahoitus
Marita Timonen, marita.timonen@pshp.fi, puh. 03 311 65517
Hankintaesitykset
Anne Pyydönniemi, anne.pyydonniemi@pshp.fi, puh. 03 311 65599
Maksuosoitukset
Pirjo Pääkkönen, pirjo.paakkonen@pshp.fi, puh. 03 311 66757
Postiosoite
Tays Tutkimuspalvelut
Arvo Ylpön katu 6
33520 Tampere
Sisäposti
Tays Tutkimuspalvelut, FM1, 1. krs