Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus auttaa kuntalaisia ja muita asianosaisia yksilöimään tietopyyntönsä. Se myös kuvaa, missä laajuudessa Pirkanmaan sairaanhoitopiiri käsittelee tietoja tuottaessaan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja.

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta.

Asiarekisteri

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin asiarekisteri on kokonaisuus, johon kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistona. Asiarekisteri sisältää tiedot myös asioiden ja asiakirjojen käsittelyvaiheista.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto sairaanhoitopiirin julkisesta asiakirjasta.

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne.

Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.

Katso tietovarannon kohdalta

  • tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseksi,
  • linkit lomakkeisiin,
  • esimerkit hakutekijöistä ja
  • tietojen luovutustavat.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Asiakas- ja potilastiedot

Asiakas- ja potilastietojen tietovaranto sisältää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin asiakkaiden ja potilaiden henkilötiedot sekä heidän asiakas- ja potilasasiakirjansa.

Erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat ovat potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, sairaalassa laadittuja tai sinne saapuneita asiakirjoja tai tallenteita. Kehitysvammahuollon asiakasasiakirjat ovat sosiaalihuollossa syntyneitä ja vastaanotettuja asiakirjoja tai tallenteita.

Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoaineistot

Tietojärjestelmät

  • Asiakas- ja potilastietojärjestelmä Uranus
  • Kuvantamisen arkistointi- ja katselujärjestelmä PACS
  • Kuvantamisen toiminnanohjausjärjestelmä RIS
  • Laaturekisterijärjestelmät
  • Leikkaushoidon järjestelmä Opera
  • Anestesiatietojärjestelmä CHAA
  • Tehohoitojärjestelmä Clinisoft
  • Raskaus- ja synnytystietojärjestelmä iPana
  • Rekisterienhallintajärjestelmä Lokero

Tietopyynnöt

Aikuisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa omat asiakas- ja potilastietonsa.

Alaikäinen voi tarkastaa omat asiakas- ja potilastietonsa, jos hän kykenee huolehtimaan asioistaan itsenäisesti. Muussa tapauksessa tarkastusoikeutta voi käyttää hänen huoltajansa.

Kuolleen henkilön tietoja voidaan luovuttaa lähiomaisille vain poikkeustapauksissa, jos tiedot voivat vaikuttaa vireillä olevan asian käsittelyyn, esimerkiksi kun henkilön epäillään kuolleen hoitovirheen takia.

Luovutamme asiakas- ja potilastiedot pääsääntöisesti paperikopioina postitse. Kuvantamistutkimukset toimitamme joko röntgenkuvakopiona, kuvatulosteena tai CD-tallenteena.

Lomakkeet:

Hakutekijät: nimi, henkilötunnus, aikaväli, hoitoyksikkö.

Henkilöstötiedot

Henkilöstötietojen tietovaranto sisältää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin nykyisen ja entisen henkilöstön, luottamushenkilöiden, sijaisten, työharjoittelijoiden ja opiskelijoiden henkilötiedot sekä tietokonaisuudet, jotka liittyvät heidän toimintaansa tai työskentelyynsä sairaanhoitopiirissä.

Tietovarantoa käytetään henkilöstön palvelus- ja virkasuhteiden hoitoon ja järjestämiseen sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseen liittyvien asiakirjojen rekisteröimiseen.

Tietovarantoon tallennetaan tietoja esimerkiksi työhakemusten käsittelystä, työajanseurannasta, palkanmaksusta ja käyttöoikeuksien hallinnasta.

Henkilöstötiedot sisältävät sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot

Tietojärjestelmät

  • Henkilöstö-­ ja palkanmaksatusjärjestelmä Prima
  • Henkilöstöhallinnon järjestelmät HRM Kehityskeskustelut, Koulutuksen hallinta, Lomakäsittely, Osaamisen hallinta, Rekrytointijärjestelmä, Sijaisvälitys
  • HR Sähköinen työpöytä
  • Käyttövaltuushallinnan järjestelmä
  • Matkanhallintajärjestelmä Populus
  • Rekisterienhallintajärjestelmä Lokero
  • Työvuorojen suunnittelu- ja laskentajärjestelmä Titania

Tietopyynnöt

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Tietopyyntö lähetetään kirjaamoon:

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri
Kirjaamo
PL 2000
33521 Tampere
kirjaamo@pshp.fi

Luovutamme pyydetyt tiedot sähköpostitse tai kirjeitse.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä virka- tai työsuhteessa, luottamushenkilönä, harjoittelijana tai opiskelijana olevilla ja olleilla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja heistä on henkilöstörekisteriin tallennettu. Kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö toimitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tiedot voi tarkastaa henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai ne lähetetään asiakirjakopioina kirjeitse.

Hakutekijät: nimi, henkilötunnus, työyksikkö, työ- tai virkasuhteen voimassaoloaika.

Johtaminen ja päätöksenteko

Johtamisen ja päätöksenteon tietovaranto sisältää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin johtamisen ja päätöksenteon, kehittämisen, ohjaamisen, seurannan ja valvonnan sekä yhteisten tukipalveluiden muodostamat tietokokonaisuudet.

Tietovarantoa käytetään sairaanhoitopiirin hallinnollisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröimiseen.

Tietovarantoon tallennetaan tietoa esimerkiksi sairaanhoitopiirin sopimuksista, taloudesta, hankkeista, luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksista, toimielinten työskentelystä sekä sairaanhoitopiirin riskienhallinnasta. Tietovarannossa ylläpidetään myös sairaanhoitopiirin toiminnan tilastotietoja sekä viestintä- ja sidosryhmätietoja.

Johtamisen ja päätöksenteon tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot

Tietojärjestelmät

  • Asiakaslaskutusjärjestelmä Asla
  • Asiakaspalautejärjestelmä Analystica
  • Asianhallintajärjestelmät Viksu ja KuntaToimisto
  • Budjetointijärjestelmä Clausion Financial Performance Management
  • Julkaisujärjestelmä NetCommunity
  • Kuntalaskutusjärjestelmä Mynla
  • Kustannuslaskentajärjestelmä Ecomed ICS
  • Ostolaskujärjestelmä Basware IP
  • Rekisterienhallintajärjestelmä Lokero
  • Riskienhallintajärjestelmä Granite
  • Taloushallinnon järjestelmä Intime Plus
  • Tilastoportaali SAS
  • Vaaratapahtumien raportointijärjestelmä HaiPro
  • Yleislaskutusjärjestelmä Wintime

Tietopyynnöt

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä. Voimme pyytää myös muita lisätietoja, jos tietojen luovuttamisen edellytystä tarvitsee selvittää tarkemmin.

Tietopyyntö lähetetään kirjaamoon:

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri
Kirjaamo
PL 2000
33521 Tampere
kirjaamo@pshp.fi

Luovutamme pyydetyt tiedot asiakirjan tyypistä riippuen sähköpostitse tai kirjeitse, tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voimme periä maksun.

Hakutekijät: nimi, henkilötunnus, asian aihe tai tunnus (diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä.

Tutkimus ja opetus

Tutkimuksen ja opetuksen tietovaranto sisältää Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tieteellisen tutkimuksen sekä opetus- ja koulutustoiminnan tietokokonaisuudet. Lisäksi tietovarannossa ylläpidetään verkko-oppimisympäristöön tallennettuja koulutustietoja.

Tutkimuksen ja opetuksen tietoaineistot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Tietoaineistot

  • Tiedejulkaisut
  • Tutkimusaineistot
  • Eettisen toimikunnan päätökset
  • Koulutusrekisteri

Tietojärjestelmät

  • Käyttövaltuushallinnan järjestelmä
  • Laaturekisterijärjestelmät
  • Rekisterienhallintajärjestelmä Lokero
  • Tietoallas
  • Tutkimustietojärjestelmä Tunicris
  • Tutkimustietokanta Tutti
  • Verkko-oppimisympäristö Moodle

Tietopyynnöt

Tutkimuksen ja opetuksen tietoaineistot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Tutkimusaineistot sisältävät usein tietoja henkilöiden terveydentilasta tai vammaisuudesta ja heidän saamistaan terveydenhuollon palveluista. Lisäksi opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa, teknologista tai muuta kehittämistyötä tai niiden arviointia koskevat aineistot ovat usein salassa pidettäviä. Myös tutkimusta koskevat sopimukset ja rahoitusehdot voivat rajoittaa tutkimukseen liittyvien tietojen julkisuutta.

Tutkimuksen julkisia tietoaineistoja ovat julkistetut ja/tai julkaistut tieteen tuotokset kuten kirjat tai artikkelit tieteellisissä julkaisuissa.

Tutkijalla tai muulla tutkimuksen vastuuhenkilöllä on oikeus saada tietoaineisto tutkimusluvan mukaisesti. Asiakkaalla ja potilaalla on oikeus tarkastaa, onko hänen tietojaan käytetty osana tieteellistä tutkimusta.

Omat verkko-oppimisympäristön sisältämät koulutustietonsa voi tarkastaa toimittamalla kirjallisen, omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön rekisterin yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnön voi lähettää myös käyttämällä Tays Moodlen linkkejä Tietopyynnöt tai Pyydän kaikki henkilökohtaiset tietoni nähtäväksi. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Hakutekijät: nimi, henkilötunnus, tutkimuksen yksilöivä tieto, työyksikkö, verkko-oppimiskokonaisuus.